Με ολόκληρα γραφεία να προσαρμόζονται πλέον στην απομακρυσμένη εργασία, μπορεί να είναι δύσκολο να βρεις έναν αποτελεσματικό τρόπο ανάθεσης και ανάθεσης εργασιών. Αν και δεν υπάρχει άμεση εναλλακτική λύση στην ημερήσια συνεδρία του λευκού πίνακα ή τη σύσκεψη stand-up ομάδας, το Microsoft Planner μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι όλοι γνωρίζουν τι συμβαίνει.
Εάν είστε νέοι στο Planner, ίσως θέλετε να διαβάσετε πρώτα τον οδηγό επισκόπησης πριν προχωρήσετε. Το Planner σάς δίνει έναν πίνακα εργασιών τύπου Kanban, όπου οι εργασίες είναι ταξινομημένες ως κάθετες λίστες καρτών σε οριζόντιους “κουβάδες”. Οι κάδοι χρησιμοποιούνται για την ομαδοποίηση εργασιών ανά κατηγορία ή κατάσταση ολοκλήρωσης.
Οι εργασίες μπορούν να «ανατεθούν» σε χρήστες του Planner. Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε εργασία στον πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «+ Εκχώρηση» κάτω από τον τίτλο της.
Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται για να επιλέξετε τον χρήστη στον οποίο θέλετε να αναθέσετε την εργασία. Πίσω στον πίνακα, ο εκδοχέας θα εμφανιστεί στην κάρτα της εργασίας, επιτρέποντας σε όλους να δουν ότι υπάρχει τώρα κάποιος που αντιμετωπίζει το πρόβλημα.
Για να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις αναθέσεις εργασιών, οι χρήστες θα πρέπει να ενεργοποιήσουν τις ειδοποιήσεις Planner. Κάντε κλικ στο εικονίδιο γρανάζι ρυθμίσεων στην επάνω δεξιά γωνία, ακολουθούμενο από “Ειδοποιήσεις” κάτω από την πρώτη επικεφαλίδα (“Σχεδιασμός”). (Σημείωση: Προκαλώντας σύγχυση, υπάρχει μια ξεχωριστή “Ειδοποιήσεις” που κατευθύνεται πιο κάτω στο παράθυρο ρυθμίσεων, η οποία σας επιτρέπει να ενεργοποιείτε ή να απενεργοποιείτε όλες τις ειδοποιήσεις Planner με ένα μόνο κλικ.)
Το αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου Ειδοποιήσεις σάς επιτρέπει να επιλέξετε πώς θα ειδοποιηθείτε όταν σας ανατεθεί μια νέα εργασία. Όταν είναι ενεργοποιημένο, θα λαμβάνετε ένα email, μια ειδοποίηση push και μια ειδοποίηση του Microsoft Teams κάθε φορά που γίνετε ανάδοχος μιας εργασίας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω email όταν μια εργασία πλησιάζει η προθεσμία της ή έχει καθυστερήσει.
Με την ανάθεση εργασιών σε χρήστες, αποκτάτε μεγαλύτερη ορατότητα σε αυτό που εργάζεται. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τον φόρτο εργασίας των μεμονωμένων μελών της ομάδας. Κάντε κλικ στην καρτέλα “Διαγράμματα” στο επάνω μέρος της οθόνης Σχεδιασμός για να δείτε μια ανάλυση των εργασιών που έχουν ανατεθεί σε κάθε χρήστη.Εάν κάποιος έχει πολλές εργασίες που εκκρεμούν, μπορεί να θέλετε να του δώσετε ένα χέρι για να τον βοηθήσετε στη διάρκεια της ημέρας του.
