Opas automaattiseen tekstiin Windows 10:ssä – Muuta kirjoitustehokkuuttasi tällä peliä muuttavalla ominaisuudella

7000 merkin artikkeli Windows 10:n AutoText-ominaisuudesta, räätälöity hakukoneoptimoijalle:

Automaattinen teksti Windows 10:ssä: Olennainen tuottavuustyökalu, jonka huomaat

Nopeatempoisessa digitaalisessa maailmassa tuottavuus on kuningas. Ammattilaisina etsimme jatkuvasti tapoja saada enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa. Yksi piilotettu helmi Windows 10:ssä, joka voi auttaa? Automaattinen teksti.

Automaattinen teksti mahdollistaa uudelleenkäytettävien tekstilohkojen luomisen, jotka voidaan lisätä asiakirjoihin muutamalla näppäimen painalluksella. Kun se on määritetty oikein, se on helppo tapa lisätä yleisiä lauseita, pohjatekstiä, allekirjoituksia ja paljon muuta.

Mutta vaikka AutoText on ollut olemassa vuosikymmeniä (alunperin Microsoft Wordin ominaisuutena), monet Windows-käyttäjät jättävät sen huomiotta tai eivät käytä sitä. Muutetaan se tänään! Tässä yksityiskohtaisessa oppaassa kerromme kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää käyttääksesi automaattista tekstiä Windows 10:ssä.

Mikä on automaattinen teksti?

AutoText on aikaa säästävä ominaisuus, jonka avulla voit tallentaa usein käytettyä tekstiä ja grafiikkaa, jotta voit käyttää niitä nopeasti uudelleen asiakirjoissa. AutoTextin avulla voit:

• Määritä mukautettuja merkintöjä toistuville lauseille, allekirjoituksille, vastuuvapauslausekkeille ja muille.

• Lisää merkintöjä yksinkertaisella pikanäppäimellä tai valitsemalla valikosta.

• Lisää tuottavuutta vähentämällä toistuvaa kirjoittamista.

• Säilytä johdonmukaisuus käyttämällä samaa tekstiä toistuvasti.

• Jaa merkinnät mallien, asiakirjojen ja tietokoneiden välillä tallentamalla ne Normaali-malliin.

Automaattinen teksti käsittelee suuria tekstilohkoja, kun taas vastaava automaattinen korjausominaisuus korvaa lyhennetyt sanat tai ilmaukset enintään 255 merkkiin asti. AutoText todella loistaa uudelleenkäytettäville kappaleille, pohjatekstille, monimutkaisille allekirjoituksille ja graafisille elementeille.

Automaattisen tekstimerkinnän luominen

Uuden AutoText-merkinnän luominen on yksinkertaista:

1. Korosta haluamasi teksti Word-asiakirjassasi.

2. Paina Alt+F3 avataksesi Luo uusi rakennuspalikka -valintaikkunan.

3. Anna merkinnälle yksilöllinen nimi, enintään 32 merkkiä pitkä.

4. Tallenna merkintä napsauttamalla OK.

Jos haluat esimerkiksi luoda automaattisen tekstimerkinnän sähköpostin allekirjoitukselle:

1. Kopioi ja liitä allekirjoitustekstisi tyhjään Word-asiakirjaan.

2. Korosta koko allekirjoitus.

3. Paina Alt+F3, anna sille nimi ”MySignature” ja napsauta OK.

Nyt tämä allekirjoitus on saatavilla milloin tahansa automaattisena tekstimerkinnänä nimeltä ”MySignature”.

Automaattisten tekstien lisääminen

Kun olet luonut merkinnät, niiden lisääminen asiakirjoihin on helppoa:

• Vaihtoehto 1:Kirjoita automaattisen tekstin nimi ja paina F3.

Esimerkiksi kirjoittamalla ”MySignature” ja painamalla F3-näppäintä, allekirjoitus lisätään.

• Vaihtoehto 2:Siirry kohtaan Lisää > Pikaosat > Automaattinen teksti ja valitse merkintä luettelosta.

Tämä avaa avattavan valikon, josta voit valita olemassa olevista merkinnöistä.

• Vaihtoehto 3:Lisää automaattinen tekstimerkintä pikatyökalupalkkiin tai nauhaan, jotta pääset yhdellä napsautuksella.

Usein syötettäessä tämä välttää valikkojen selaamisen.

Automaattinen teksti vs. automaattinen korjaus: mitä eroa on?

AutoText ja AutoCorrect palvelevat toisiaan täydentäviä tarkoituksia:

• Automaattinen tekstilisää suuria lohkoja ennalta määritettyä tekstiä asiakirjaan.

• Automaattinen korjauskorvaa lyhenteet automaattisesti pidemmillä, enintään 255 merkin pituisilla lauseilla.

Esimerkiksi automaattinen korjaus voi automaattisesti korvata sanan ”adw” sanalla ”kuten keskustelimme” tai ”ty” sanalla ”Kiitos!”.

Automaattinen teksti toimii parhaiten kappaleille, toistuvalle sisällölle, allekirjoituksille ja graafisille elementeille. Automaattinen korjaus korvaa lyhyet katkelmat, kuten yleiset kirjoitusvirheet tai lyhenteet.

Automaattisen tekstin käyttötavat ja parhaat käytännöt

Nyt kun tiedät perusasiat, katsotaanpa joitain tehokkaimmista tavoista käyttää automaattista tekstiä:

• Sähköpostin allekirjoitukset:Luo johdonmukaiset merkkiallekirjoitukset kaikille lähteville sähköpostiviesteillesi.

• Vastuuvapauslausekkeet ja lakiteksti:Standardoi vastuulomakkeesi, tiedot ja vastuuvapauslausekkeet.

• Kattilalevyn teksti:Käytä yleisiä kappaleita uudelleen ehdotuksiin, raportteihin ja muuhun.

• Graafiset elementit:Lisää logoja, bannereita, kuvakkeita tai kaavioita.

• Kokouksen pöytäkirja:Täytä automaattisesti vakiotiedot, kuten osallistujat, päivämäärät ja numerointi.

• Terveisiä:Luo erilaisia ​​tervehdyksiä muodollisiin, satunnaisiin ja joukkosähköposteihin.

• Katkelmat:Tallenna tekstiä lainauksia, keskeisiä viestejä, tehtävänlausuntoja ja muuta varten.

Näin saat kaiken irti AutoTextistä:

• Käytä johdonmukaisia ​​intuitiivisia nimiä, kuten ”SignatureFormal”.

• Lisää merkintöjä Quick Access Toolbar -palkkiin tehokkuuden parantamiseksi.

• Käytä Normaali-mallia merkintöjen jakamiseen asiakirjojen välillä.

• Puhdista merkinnät ajoittain poistaaksesi käyttämättömät.

AutoHotkey: Automaattisen tekstin vieminen seuraavalle tasolle

Tehokäyttäjät voivat avata entistä enemmän toimintoja AutoHotkeyn (AHK) avulla, joka on ilmainen automaatiokomentosarjakieli Windowsille.

AHK:n avulla voit määrittää automaattisen tekstin merkintöjä käytännössä mille tahansa laukaisimelle, kuten mukautetuille pikanäppäimille, lyhenteille tai hotstringille. Esimerkiksi:

• Lisää sähköpostisi allekirjoitus kirjoittamalla nimikirjaimet: JJ

• Laajenna hallintapaneeli lisätäksesi viikoittaisen mittaraportin: !dashboard

• Korvaa lyhenteet automaattisesti kirjoittaessasi niitä: FDA –> Food and Drug Administration

AHK integroituu saumattomasti Wordin, Outlookin ja Windows-työpöytäsovellusten automaattisen tekstin kanssa. Yhdistelmät ovat käytännössä loputtomat!

Paranna tuottavuuttasi automaattisella tekstillä

Jos et vielä käytä AutoTextiä Windowsin työnkulussasi, menetät yhden parhaista aikaa säästävistä työkaluista, jotka ovat käytettävissäsi. Käytä aikaa päivittäisiin tarpeisiisi räätälöityjen merkintöjen määrittämiseen.

Muutaman päivän kuluessa huomaat luottavasi jatkuvasti automaattiseen tekstiin, joka säilyttää johdonmukaisuuden ja estää toistuvan kirjoittamisen. Yhdistä se AutoHotkeyn kanssa nostaaksesi tuottavuutesi uudelle tasolle.

Toivottavasti tämä opas on osoittanut sinulle, mitä AutoTextillä on mahdollista. Nyt ulos, määritä merkintöjä ja tehosta tuottavuuttasi! Kerro meille kommenteissa, jos sinulla on vinkkejä automaattisen tekstin hyödyntämiseen Windowsissa.

Viitteet

1. https://support.microsoft.com/en-au/office/create-reusable-text-snippets-0bc40cab-f49c-4e06-bcb2-cd43c1674d1b
2. https://thesoftwarepro.com/word-autotext-reusable-text-in-microsoft-word-how-to-create-and-use-word-autotext-entries/