Průvodce automatickým textem ve Windows 10 – Transformujte svou efektivitu psaní pomocí této funkce, která mění hru

Článek o 7000 znacích o funkci automatického textu Windows 10, přizpůsobený pro SEO publikum:

Automatický text ve Windows 10: Základní nástroj produktivity, který přehlížíte

V rychle se měnícím digitálním světě je produktivita králem. Jako profesionálové neustále hledáme způsoby, jak udělat více za kratší dobu. Jeden skrytý klenot ve Windows 10, který může pomoci? Automatický text.

Automatický text umožňuje vytvářet opakovaně použitelné bloky textu, které lze vložit do dokumentů pouze několika stisky kláves. Po správné konfiguraci je to snadný způsob, jak vkládat běžné fráze, standardní text, podpisy a další.

Ale přestože automatický text existuje již desítky let (původně jako funkce aplikace Microsoft Word), mnoho uživatelů Windows jej přehlíží nebo využívá nedostatečně. Pojďme to dnes změnit! V tomto podrobném průvodci pokryjeme vše, co potřebujete vědět, abyste mohli využívat výhod automatického textu ve Windows 10.

Co je automatický text?

Automatický text je funkce šetřící čas, která umožňuje ukládat běžně používaný text a grafiku pro rychlé opětovné použití v dokumentech. Pomocí automatického textu můžete:

• Definujte vlastní položky pro opakující se fráze, podpisy, prohlášení o vyloučení odpovědnosti a další.

• Položky vkládejte jednoduchou klávesovou zkratkou nebo výběrem z nabídky.

• Zvyšte produktivitu omezením opakovaného psaní.

• Zachovejte konzistenci opakovaným používáním stejného textu.

• Sdílejte položky mezi šablonami, dokumenty a počítači jejich uložením do šablony Normal.

Automatický text si poradí s velkými bloky textu, zatímco podobná funkce automatických oprav nahrazuje zkrácená slova nebo fráze až do 255 znaků. Automatický text skutečně svítí pro opakovaně použitelné odstavce, standardní text, složité podpisy a grafické prvky.

Jak vytvořit položku automatického textu

Vytvoření nové položky automatického textu je jednoduché:

1. Zvýrazněte požadovaný text v dokumentu aplikace Word.

2. Stisknutím Alt+F3 otevřete dialogové okno Vytvořit nový stavební blok.

3. Zadejte jedinečný název záznamu o délce až 32 znaků.

4. Klepnutím na tlačítko OK položku uložíte.

Chcete-li například vytvořit položku automatického textu pro váš e-mailový podpis:

1. Zkopírujte a vložte text svého podpisu do prázdného dokumentu aplikace Word.

2. Zvýrazněte celý podpis.

3. Stiskněte Alt+F3, pojmenujte jej „MySignature“ a klikněte na OK.

Nyní je tento podpis kdykoli k dispozici jako položka automatického textu s názvem „MySignature“.

Vkládání položek automatického textu

Jakmile vytvoříte záznamy, je jejich vkládání do dokumentů jednoduché:

• Možnost 1:Zadejte název automatického textu a stiskněte klávesu F3.

Například zadáním „MySignature“ a stisknutím F3 vložíte podpis.

• Možnost 2:Přejděte na Vložit > Rychlé části > Automatický text a vyberte položku ze seznamu.

Tím se otevře rozevírací nabídka pro výběr z existujících položek.

• Možnost 3:Přidejte položku automatického textu na panel nástrojů Rychlý přístup nebo pás karet pro přístup jedním kliknutím.

Při častém zadávání se tak vyhnete přehrabování v nabídkách.

Automatický text vs. Automatické opravy: Jaký je rozdíl?

Automatický text a automatické opravy slouží k doplňkovým účelům:

• Automatický textvloží do dokumentu velké bloky předdefinovaného textu.

• Automatické opravyautomaticky nahradí zkratky delšími frázemi až do 255 znaků.

Automatické opravy mohou například automaticky nahradit „adw“ za „jak jsme diskutovali“ nebo „ty“ za „Děkuji!“.

Automatický text funguje nejlépe pro odstavce, opakující se obsah, podpisy a grafické prvky. Automatické opravy nahrazují krátké úryvky, jako jsou běžné překlepy nebo zkratky.

Použití automatického textu a doporučené postupy

Nyní, když znáte základy, pojďme prozkoumat některé z nejúčinnějších způsobů použití automatického textu:

• E-mailové podpisy:Vytvořte konzistentní značkové podpisy pro všechny odchozí e-maily.

• Vyloučení odpovědnosti a právní text:Standardizujte své formuláře odpovědnosti, zveřejnění a prohlášení o vyloučení odpovědnosti.

• Text na kotli:Znovu použijte běžné odstavce pro návrhy, zprávy a další.

• Grafické prvky:Vložte loga, bannery, ikony nebo diagramy.

• Zápis z porady:Automaticky vyplňovat standardní informace, jako jsou účastníci, data a číslování.

• Pozdravy:Vytvářejte různé pozdravy pro formální, neformální a hromadné e-maily.

• Úryvky:Ukládejte text pro citace, klíčová sdělení, prohlášení o poslání a další.

Chcete-li z automatického textu vytěžit maximum:

• Používejte konzistentní intuitivní názvy jako „SignatureFormal“.

• Přidejte položky na panel nástrojů Rychlý přístup pro efektivitu.

• Ke sdílení položek mezi dokumenty použijte šablonu Normální.

• Občas vyčistěte položky, abyste odstranili nepoužité.

AutoHotkey: Posun automatického textu na další úroveň

Pokročilí uživatelé mohou odemknout ještě více funkcí pomocí AutoHotkey (AHK), bezplatného automatizačního skriptovacího jazyka pro Windows.

Pomocí AHK můžete přiřadit položky automatického textu prakticky libovolnému spouštěči, jako jsou vlastní klávesové zkratky, zkratky nebo aktivní řetězce. Například:

• Vložte svůj e-mailový podpis zadáním svých iniciál: JJ

• Rozbalte řídicí panel a vložte týdenní přehled metrik: !dashboard

• Automaticky nahrazujte zkratky, když je píšete: FDA –> Food and Drug Administration

AHK se hladce integruje s automatickým textem ve Wordu, Outlooku a napříč desktopovými aplikacemi Windows. Kombinace jsou prakticky nekonečné!

Zvyšte svou produktivitu pomocí automatického textu

Pokud ještě nepoužíváte Automatický text ve svém pracovním postupu Windows, přicházíte o jeden z nejlepších nástrojů pro úsporu času, který máte na dosah ruky. Udělejte si čas na nastavení některých vlastních záznamů přizpůsobených vašim každodenním potřebám.

Během několika dní zjistíte, že se neustále spoléháte na automatický text, aby byl zachován soulad a zabránilo se opakovanému psaní. Zkombinujte to s AutoHotkey a posuňte svou produktivitu na další úroveň.

Doufáme, že vám tato příručka ukázala, co je možné s automatickým textem. Nyní vyrazte, nastavte několik položek a zvyšte svou produktivitu! Dejte nám vědět v komentářích, pokud máte nějaké tipy, jak co nejlépe využít Automatický text ve Windows.

Reference

1. https://support.microsoft.com/en-au/office/create-reusable-text-snippets-0bc40cab-f49c-4e06-bcb2-cd43c1674d1b
2. https://thesoftwarepro.com/word-autotext-reusable-text-in-microsoft-word-how-to-create-and-use-word-autotext-entries/