- AutoText στα Windows 10: Το βασικό εργαλείο παραγωγικότητας που παραβλέπετε
- Τι είναι το AutoText;
- Πώς να δημιουργήσετε μια καταχώριση αυτόματου κειμένου
- Εισαγωγή καταχωρήσεων αυτόματου κειμένου
- AutoText έναντι AutoCorrect: Ποια είναι η διαφορά;
- Χρήσεις και βέλτιστες πρακτικές AutoText
- AutoHotkey: Μεταφορά του AutoText στο επόμενο επίπεδο
- Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με το AutoText
- βιβλιογραφικές αναφορές
Άρθρο 7000 χαρακτήρων σχετικά με τη δυνατότητα AutoText των Windows 10, προσαρμοσμένο για ένα κοινό SEO:
AutoText στα Windows 10: Το βασικό εργαλείο παραγωγικότητας που παραβλέπετε
Στον γρήγορο ψηφιακό κόσμο, η παραγωγικότητα είναι ο βασιλιάς. Ως επαγγελματίες, αναζητούμε συνεχώς τρόπους για να κάνουμε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο. Ένα κρυφό κόσμημα στα Windows 10 που μπορεί να βοηθήσει; Αυτόματο κείμενο.
Το AutoText σάς επιτρέπει να δημιουργείτε επαναχρησιμοποιήσιμα μπλοκ κειμένου που μπορούν να εισαχθούν σε έγγραφα με λίγα μόνο πλήκτρα. Αφού ρυθμιστεί σωστά, είναι ένας εύκολος τρόπος να εισαγάγετε κοινές φράσεις, κείμενο boilerplate, υπογραφές και πολλά άλλα.
Όμως, παρόλο που το AutoText υπάρχει εδώ και δεκαετίες (αρχικά ως χαρακτηριστικό του Microsoft Word), πολλοί χρήστες των Windows το παραβλέπουν ή το χρησιμοποιούν ελάχιστα. Ας το αλλάξουμε σήμερα! Σε αυτόν τον λεπτομερή οδηγό, θα καλύψουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να επωφεληθείτε από το AutoText στα Windows 10.
Τι είναι το AutoText;
Το AutoText είναι μια δυνατότητα εξοικονόμησης χρόνου που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε κείμενο και γραφικά που χρησιμοποιούνται συνήθως για γρήγορη επαναχρησιμοποίηση σε έγγραφα. Με το AutoText, μπορείτε:
-
Καθορίστε προσαρμοσμένες καταχωρήσεις για επαναλαμβανόμενες φράσεις, υπογραφές, δηλώσεις αποποίησης ευθύνης και άλλα.
-
Εισαγάγετε καταχωρήσεις με ένα απλό πλήκτρο συντόμευσης ή επιλέγοντας από ένα μενού.
-
Ενισχύστε την παραγωγικότητα μειώνοντας την επαναλαμβανόμενη πληκτρολόγηση.
-
Διατηρήστε τη συνέπεια χρησιμοποιώντας το ίδιο κείμενο επανειλημμένα.
-
Μοιραστείτε καταχωρήσεις σε πρότυπα, έγγραφα και υπολογιστές αποθηκεύοντάς τες στο πρότυπο Normal.
Το AutoText χειρίζεται μεγάλα μπλοκ κειμένου, ενώ η παρόμοια δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης αντικαθιστά συντομευμένες λέξεις ή φράσεις έως 255 χαρακτήρες. Το AutoText λάμπει πραγματικά για επαναχρησιμοποιήσιμες παραγράφους, κείμενο boilerplate, σύνθετες υπογραφές και γραφικά στοιχεία.
Πώς να δημιουργήσετε μια καταχώριση αυτόματου κειμένου
Η δημιουργία μιας νέας καταχώρησης AutoText είναι απλή:
-
Επισημάνετε το επιθυμητό κείμενο στο έγγραφο του Word.
-
Πατήστε Alt+F3 για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία νέου δομικού στοιχείου.
-
Εισαγάγετε ένα μοναδικό όνομα για την καταχώρηση, μήκους έως 32 χαρακτήρων.
-
Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε την καταχώρηση.
Για παράδειγμα, για να δημιουργήσετε μια καταχώρηση AutoText για την υπογραφή του email σας:
-
Αντιγράψτε και επικολλήστε το κείμενο της υπογραφής σας σε ένα κενό έγγραφο του Word.
-
Επισημάνετε ολόκληρη την υπογραφή.
-
Πατήστε Alt+F3, ονομάστε το “MySignature” και κάντε κλικ στο OK.
Τώρα αυτή η υπογραφή είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή ως καταχώρηση AutoText με το όνομα “MySignature”.
Εισαγωγή καταχωρήσεων αυτόματου κειμένου
Αφού δημιουργήσετε καταχωρήσεις, η εισαγωγή τους σε έγγραφα είναι απλή:
- Επιλογή 1:Πληκτρολογήστε το όνομα AutoText και πατήστε F3.
Για παράδειγμα, πληκτρολογώντας “MySignature” και πατώντας F3 θα εισαγάγετε την υπογραφή.
- Επιλογή 2:Μεταβείτε στο Insert > Quick Parts > AutoText και επιλέξτε την καταχώρηση από τη λίστα.
Αυτό ανοίγει ένα αναπτυσσόμενο μενού για επιλογή από υπάρχουσες καταχωρήσεις.
- Επιλογή 3:Προσθέστε μια καταχώρηση AutoText στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή στην κορδέλα για πρόσβαση με ένα κλικ.
Για συχνές καταχωρήσεις, αποφεύγεται η αναζήτηση στα μενού.
AutoText έναντι AutoCorrect: Ποια είναι η διαφορά;
Το AutoText και η AutoCorrect εξυπηρετούν συμπληρωματικούς σκοπούς:
-
Αυτόματο κείμενοεισάγει μεγάλα μπλοκ προκαθορισμένου κειμένου σε ένα έγγραφο.
-
Αυτόματη διόρθωσηαντικαθιστά αυτόματα τις συντομογραφίες με μεγαλύτερες φράσεις έως 255 χαρακτήρες.
Για παράδειγμα, η Αυτόματη Διόρθωση μπορεί να αντικαταστήσει αυτόματα το “adw” με το “όπως συζητήσαμε” ή το “ty” με το “Ευχαριστώ!”.
Το AutoText λειτουργεί καλύτερα για παραγράφους, επαναλαμβανόμενο περιεχόμενο, υπογραφές και γραφικά στοιχεία. Η Αυτόματη Διόρθωση αντικαθιστά σύντομα αποσπάσματα όπως κοινά ορθογραφικά λάθη ή συντομογραφίες.
Χρήσεις και βέλτιστες πρακτικές AutoText
Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά, ας εξερευνήσουμε μερικούς από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους χρήσης του AutoText:
-
Υπογραφές email:Δημιουργήστε σταθερές επώνυμες υπογραφές για όλα τα εξερχόμενα email σας.
-
Αποποίηση ευθυνών και νομικό κείμενο:Τυποποιήστε τα έντυπα ευθύνης, τις γνωστοποιήσεις και τις δηλώσεις αποποίησης ευθύνης.
-
Κείμενο Boilerplate:Χρησιμοποιήστε ξανά κοινές παραγράφους για προτάσεις, αναφορές και άλλα.
-
Γραφικά στοιχεία:Εισαγάγετε λογότυπα, πανό, εικονίδια ή διαγράμματα.
-
Λεπτά συνάντησης:Αυτόματη συμπλήρωση τυπικών πληροφοριών όπως συμμετέχοντες, ημερομηνίες και αρίθμηση.
-
Χαιρετίσματα:Δημιουργήστε διαφορετικούς χαιρετισμούς για επίσημα, περιστασιακά και μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Αποσπάσματα:Αποθηκεύστε κείμενο για εισαγωγικά, βασικά μηνύματα, δηλώσεις αποστολής και πολλά άλλα.
Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το AutoText:
-
Χρησιμοποιήστε συνεπή διαισθητικά ονόματα όπως “SignatureFormal”.
-
Προσθέστε καταχωρίσεις στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για αποτελεσματικότητα.
-
Χρησιμοποιήστε το πρότυπο Κανονικό για κοινή χρήση εγγραφών μεταξύ εγγράφων.
-
Καθαρίστε περιστασιακά τις καταχωρήσεις για να αφαιρέσετε τις αχρησιμοποίητες.
AutoHotkey: Μεταφορά του AutoText στο επόμενο επίπεδο
Οι ισχυροί χρήστες μπορούν να ξεκλειδώσουν ακόμη περισσότερες λειτουργίες με το AutoHotkey (AHK), μια δωρεάν γλώσσα προγραμματισμού αυτοματισμού για Windows.
Με το AHK, μπορείτε να αντιστοιχίσετε καταχωρήσεις AutoText σε σχεδόν οποιοδήποτε κανόνα, όπως προσαρμοσμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου, συντομογραφίες ή hotstrings. Για παράδειγμα:
-
Εισαγάγετε την υπογραφή του email σας πληκτρολογώντας τα αρχικά σας: JJ
-
Αναπτύξτε τον πίνακα ελέγχου για να εισαγάγετε μια εβδομαδιαία αναφορά μέτρησης: !dashboard
-
Αντικαταστήστε αυτόματα τα ακρωνύμια καθώς τα πληκτρολογείτε: FDA –> Food and Drug Administration
Το AHK ενσωματώνεται απρόσκοπτα με το AutoText στο Word, το Outlook και σε όλες τις εφαρμογές επιτραπέζιου υπολογιστή των Windows. Οι συνδυασμοί είναι ουσιαστικά ατελείωτοι!
Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με το AutoText
Εάν δεν χρησιμοποιείτε ακόμα το AutoText στη ροή εργασίας των Windows, χάνετε ένα από τα καλύτερα εργαλεία εξοικονόμησης χρόνου που έχετε στη διάθεσή σας. Αφιερώστε χρόνο για να δημιουργήσετε ορισμένες προσαρμοσμένες καταχωρήσεις προσαρμοσμένες στις καθημερινές σας ανάγκες.
Μέσα σε λίγες μέρες, θα βρεθείτε να βασίζεστε συνεχώς στο AutoText για να διατηρήσετε τη συνέπεια και να αποτρέψετε την επαναλαμβανόμενη πληκτρολόγηση. Συνδυάστε το με το AutoHotkey για να ανεβάσετε την παραγωγικότητά σας στο επόμενο επίπεδο.
Ας ελπίσουμε ότι αυτός ο οδηγός σας έχει δείξει τι είναι δυνατό με το AutoText. Τώρα βγείτε εκεί έξω, δημιουργήστε μερικές συμμετοχές και αυξήστε την παραγωγικότητά σας! Ενημερώστε μας στα σχόλια εάν έχετε συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το AutoText στα Windows.
