Hvis din indbakke er noget rod, er der mange måder, du kan administrere den på via Outlook. Selvom vi allerede har diskuteret, hvordan du kan bruge mapper, filtre og kategorier, er disse alle ændringer efter kendsgerningen, når din e-mail kommer til dig. Hvis du virkelig ønsker en ren indbakke, kan du konfigurere regler i Outlook-appen i Windows 10 til automatisk at flytte, markere og svare på e-mails. Her er et kig på hvordan.
Oprettelse af en regel ud fra en besked
En af de nemmeste måder at oprette en regel i Outlook på er gennem en af dine beskeder. Du kan komme i gang ved at højreklikke på beskeden og vælge Regler, og derefter vælge at Opret regel. Der vil være nogle betingelser, som du kan vælge imellem, men du kan også finde yderligere ved at klikke Fremskreden Muligheder. Som et eksempel og standardscenarie kan du konfigurere Outlook til at flytte meddelelser med den pågældende titel eller afsender til en mappe, bare marker afkrydsningsfeltet for Emnet indeholder, og derefter afkrydsningsfeltet for Flyt elementet til en mappe.
Der er mange regler, som vi skal forklare i næste afsnit. Men når du er tilfreds, kan du vælge en. Klik derefter OKAY. Herefter kan du vælge at bruge reglen med det samme. Bare vælg Kør denne nye regel nu på meddelelser, der allerede er i den aktuelle mappe afkrydsningsfeltet, og vælg derefter OK. Du skal se, at meddelelsen nu vil flytte til den mappe, du har valgt.
Oprettelse af en regel ud fra en skabelon
Ud over at oprette en regel fra en meddelelse, kan du også oprette en regel fra en skabelon. For at gøre dette skal du vælge Fil menu og vælg derefter Administrer regler og advarsler. Du vil så gerne klikke Ny regel. Derfra skal du vælge en skabelon. Der er forskellige skabeloner, du kan vælge til at forblive organiseret, holde sig opdateret. Der er endda en, som du også kan vælge fra bunden.
Stay Organised skabeloner kan hjælpe dig med at flytte beskeder, markere beskeder.Hold dig opdateret-skabeloner kan hjælpe dig med at vise e-mail fra en person i et advarselsvindue eller afspille en lyd eller sende en advarsel til din telefon.
I dette eksempel vælger vi Markér beskeder fra nogen til opfølgning. Du vil klikke på skabelonen, redigere beskrivelsen ved at klikke på de understregede værdier, ændre dem og klikke Okay. Derefter skal du vælge Næste, vælg betingelserne, tilføj relevante oplysninger, og klik derefter Næste. Du kan derefter afslutte opsætningen ved at navngive den, gennemgå den og vælge Afslut.
Noter til regler
Der er to typer regler i Outlook. Den første er serverbaseret, og den anden er kun klient. Serverbaserede regler kører på din postkasse på serveren, når Outlook ikke kører. De gælder for beskeder, der først går til din indbakke, og reglerne kører ikke, før de går gennem serveren. Regler for kun klienter kører i mellemtiden kun på din computer. Det er regler, der kører i Outlook i stedet for din server, og som kun kører, når Outlook kører. Du kan lære mere om forskellene på Microsofts supportside.
