Comment configurer des règles dans Outlook sur Windows 10 pour nettoyer et organiser votre boîte de réception

MS Office

Si votre boîte de réception est en désordre, vous pouvez la gérer de plusieurs façons via Outlook. Bien que nous ayons déjà discuté de la façon dont vous pouvez utiliser les dossiers, les filtres et les catégories, ce sont tous des changements après coup, une fois que votre e-mail vous parvient. Si vous voulez vraiment une boîte de réception propre, vous pouvez configurer des règles dans l’application Outlook de Windows 10 pour déplacer, marquer et répondre automatiquement aux messages électroniques. Voici comment.

Créer une règle à partir d’un message

L’un des moyens les plus simples de créer une règle dans Outlook consiste à utiliser l’un de vos messages. Vous pouvez commencer en cliquant avec le bouton droit sur le message, en choisissant Règles, puis en choisissant de Créer une règle. Vous pourrez choisir parmi certaines conditions, mais vous pouvez également en trouver d’autres en cliquant sur Avancé Choix. À titre d’exemple et de scénario par défaut, vous pouvez configurer Outlook pour déplacer les messages de ce titre ou de cet expéditeur vers un dossier, il vous suffit de cocher la case pour Le sujet contient, puis la case à cocher pour Déplacer l’élément vers un dossier.

Il existe de nombreuses règles que nous allons expliquer dans la section suivante. Mais, une fois que vous êtes satisfait, vous pouvez en choisir un. Puis clique D’ACCORD. Après cela, vous pouvez choisir d’utiliser la règle tout de suite. Choisissez simplement Case à cocher Exécuter cette nouvelle règle maintenant sur les messages déjà présents dans le dossier actuel, puis sélectionnez OK. Vous devriez voir que le message va maintenant se déplacer vers le dossier que vous avez sélectionné.

Créer une règle à partir d’un modèle

En plus de créer une règle à partir d’un message, vous pouvez également créer une règle à partir d’un modèle. Pour ce faire, sélectionnez le Dossier menu puis choisissez Gérer les règles et les alertes. Vous aurez alors envie de cliquer Nouvelle règle. À partir de là, sélectionnez un modèle. Il existe différents modèles que vous pouvez choisir pour rester organisé, rester à jour. Il y en a même un que vous pouvez choisir à partir de zéro.

Les modèles Rester organisé peuvent vous aider à déplacer des messages, à signaler des messages.Les modèles Rester à jour peuvent vous aider à afficher le courrier d’une personne dans une fenêtre d’alerte, à émettre un son ou à envoyer une alerte sur votre téléphone.

Dans cet exemple, nous sélectionnerons Marquer les messages d’une personne pour un suivi. Vous voudrez cliquer sur le modèle, modifier la description en cliquant sur les valeurs de soulignement, les modifier et cliquer sur D’ACCORD. Après cela, vous voudrez sélectionner Prochain, sélectionnez les conditions, ajoutez les informations pertinentes, puis cliquez sur Prochain. Vous pouvez ensuite terminer la configuration en la nommant, en la révisant et en sélectionnant Finir.

Remarques sur les règles

Il existe deux types de règles dans Outlook. Le premier est basé sur le serveur et le second est uniquement client. Les règles basées sur le serveur s’exécutent sur votre boîte aux lettres sur le serveur chaque fois qu’Outlook n’est pas en cours d’exécution. Elles s’appliquent aux messages qui arrivent d’abord dans votre boîte de réception, et les règles ne s’exécutent pas tant qu’elles ne passent pas par le serveur. Les règles réservées au client, quant à elles, ne s’exécutent que sur votre ordinateur. Ce sont des règles qui s’exécutent dans Outlook au lieu de votre serveur et ne s’exécutent que lorsque Outlook est en cours d’exécution. Vous pouvez en savoir plus sur les différences sur La page d’assistance de Microsoft.

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