Hvis innboksen din er et rot, er det mange måter du kan administrere den gjennom Outlook. Selv om vi allerede har diskutert hvordan du kan bruke mapper, filtre og kategorier, er disse endringene etter faktum når e-posten din kommer til deg. Hvis du virkelig vil ha en ren innboks, kan du sette opp regler i Outlook-appen i Windows 10 for å automatisk flytte, flagge og svare på e-postmeldinger. Her er en titt på hvordan.
Opprette en regel fra en melding
En av de enkleste måtene å lage en regel i Outlook på er gjennom en av meldingene dine. Du kan komme i gang ved å høyreklikke på meldingen, velge Regler, og deretter velge å Opprett regel. Det vil være noen betingelser du kan velge mellom, men du kan også finne flere ved å klikke Avansert Alternativer. Som et eksempel og standardscenario kan du konfigurere Outlook til å flytte meldinger med den tittelen eller avsenderen til en mappe, bare velg avmerkingsboksen for Emnet inneholder, og deretter avkrysningsboksen for Flytt elementet til en mappe.
Det er mange regler som vi skal forklare i neste avsnitt. Men når du er fornøyd, kan du velge en. Klikk deretter OK. Etter det kan du velge å bruke regelen med en gang. Bare velg Kjør denne nye regelen nå på meldinger som allerede er i den gjeldende mappen, og velg deretter OK. Du skal se at meldingen nå vil flytte til mappen du valgte.
Opprette en regel fra en mal
I tillegg til å lage en regel fra en melding, kan du også lage en regel fra en mal. For å gjøre dette, velg Fil menyen og velg deretter Administrer regler og varsler. Du vil da klikke Ny regel. Derfra velger du en mal. Det finnes ulike maler du kan velge for å holde deg organisert, holde deg oppdatert. Det er til og med en du kan velge fra bunnen av også.
Å holde seg organisert maler kan hjelpe deg med å flytte meldinger, flagge meldinger.Å holde seg oppdatert-maler kan hjelpe deg med å vise e-post fra noen i et varselvindu, spille av en lyd eller sende et varsel til telefonen.
I dette eksemplet velger vi Flagg meldinger fra noen for oppfølging. Du vil klikke på malen, redigere beskrivelsen ved å klikke på de understrekede verdiene, endre dem og klikke OK. Etter det vil du velge Neste, velg betingelsene, legg til relevant informasjon, og klikk deretter Neste. Du kan deretter fullføre oppsettet ved å gi det et navn, gjennomgå det og velge Bli ferdig.
Merknader om regler
Det er to typer regler i Outlook. Den første er serverbasert, og den andre er kun for klient. Serverbaserte regler kjører på postboksen din på serveren når Outlook ikke kjører. De gjelder meldinger som først går til innboksen din, og reglene kjører ikke før de går gjennom serveren. I mellomtiden kjører kun klientregler bare på datamaskinen din. Dette er regler som kjører i Outlook i stedet for serveren din, og vil bare kjøre når Outlook kjører. Du kan lære mer om forskjellene på Microsofts støtteside.
