Come impostare le regole in Outlook su Windows 10 per ripulire e organizzare la posta in arrivo

MS Office

Se la tua casella di posta è un disastro, ci sono molti modi per gestirla tramite Outlook. Sebbene abbiamo già discusso di come utilizzare cartelle, filtri e categorie, questi sono tutti dopo che i fatti cambiano, una volta che la tua email ti arriva. Se desideri davvero una posta in arrivo pulita, puoi impostare le regole nell’app Outlook in Windows 10 per spostare, contrassegnare e rispondere automaticamente ai messaggi di posta elettronica. Ecco uno sguardo a come.

Creazione di una regola da un messaggio

Uno dei modi più semplici per creare una regola in Outlook è tramite uno dei tuoi messaggi. Puoi iniziare facendo clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio, scegliendo Regole, e quindi scegliere di farlo Crea regola. Ci saranno alcune condizioni tra cui puoi scegliere, ma puoi anche trovarne altre facendo clic Avanzate Opzioni. Come esempio e scenario predefinito, puoi configurare Outlook per spostare i messaggi con quel titolo o mittente in una cartella, basta selezionare la casella di controllo per Il soggetto contiene, e quindi la casella di controllo per Sposta l’elemento in una cartella.

Ci sono molte regole che stiamo per spiegare nella prossima sezione. Ma, una volta che sei soddisfatto, puoi sceglierne uno. Quindi, fare clic OK. Dopodiché, puoi scegliere di utilizzare subito la regola. Basta scegliere Esegui ora questa nuova regola sui messaggi già nella casella di controllo della cartella corrente, quindi selezionare OK. Dovresti vedere che il messaggio ora si sposterà nella cartella che hai selezionato.

Creazione di una regola da un modello

Oltre a creare una regola da un messaggio, puoi anche creare una regola da un modello. Per fare ciò, seleziona il File menu e quindi scegliere Gestisci regole e avvisi. Ti consigliamo quindi di fare clic Nuova regola. Da lì, seleziona un modello. Ci sono vari modelli che puoi scegliere per rimanere organizzato, rimanere aggiornato. Ce n’è anche uno che puoi scegliere da zero.

Rimani organizzato I modelli possono aiutarti a spostare i messaggi, contrassegnare i messaggi.I modelli Rimani aggiornato possono aiutarti a visualizzare la posta di qualcuno in una finestra di avviso, a riprodurre un suono o a inviare un avviso al tuo telefono.

In questo esempio, selezioneremo Segnala i messaggi di qualcuno per il follow-up. Ti consigliamo di fare clic sul modello, modificare la descrizione facendo clic sui valori delle sottolineature, modificandoli e facendo clic OK. Dopodiché, ti consigliamo di selezionare Prossimo, seleziona le condizioni, aggiungi le informazioni pertinenti, quindi fai clic su Prossimo. È quindi possibile completare la configurazione nominandolo, rivedendolo e selezionando Fine.

Note sulle regole

Esistono due tipi di regole in Outlook. Il primo è basato su server e il secondo è solo client. Le regole basate sul server vengono eseguite nella cassetta postale sul server ogni volta che Outlook non è in esecuzione. Si applicano ai messaggi che arrivano prima nella tua casella di posta e le regole non vengono eseguite finché non passano attraverso il server. Le regole solo client, nel frattempo, vengono eseguite solo sul tuo computer. Si tratta di regole che vengono eseguite in Outlook anziché nel server e verranno eseguite solo quando Outlook è in esecuzione. Puoi saperne di più sulle differenze su Pagina di supporto di Microsoft.

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