Se sei un abbonato a Microsoft 365 Personal, Family o Business, potresti aver notato un piccolo segno di spunta nell’angolo in basso a destra della tua casella di posta guardando la barra laterale in Outlook sul Web. Se fai clic anche su Prova il nuovo Outlook switch, questo è un collegamento che ti porterà a provare un’integrazione in anteprima con To Do, il nuovo strumento di gestione delle attività di Microsoft.
Questo strumento è qualcosa che i proprietari di piccole imprese, gli studenti, i genitori o gli insegnanti potrebbero trovare utile. Può estrarre le tue e-mail contrassegnate importanti, mostrarti le cose che sono pianificate e persino ritirare i tuoi compiti in Microsoft Planner. Ecco uno sguardo a tutto questo e a come puoi usarlo a tuo vantaggio in termini di produttività.
La mia giornata e le attività da svolgere
La prima cosa che si nota in To Do è ciò che è noto come “My Day”. My Day è una nuova tabula rasa per aggiungere determinate attività che desideri svolgere ogni giorno. Puoi aggiungere manualmente attività comuni con Aggiungi un’attività oppure puoi vedere gli itinerari suggeriti e altri elementi per la tua giornata con l’icona della lampadina nella parte superiore dello schermo. I suggerimenti saranno raggruppati per Ieri, Dopo, e Prima, in base a quando To Do pensa che dovresti aggiungerli. Puoi fare clic sull’icona + accanto all’attività per aggiungerla o sulla casella circolare per completarla. Altre opzioni disponibili nella pagina La mia giornata includono opzioni per ordinare. Vedrai le opzioni per ordinare per importanza, data di scadenza, in ordine alfabetico o data di creazione.
Degna di nota è anche la sezione “Attività” in Da fare. Questo appare nella parte inferiore della barra laterale ed è il tuo elenco di tutte le cose che hai aggiunto da fare in tutte le categorie di cui parleremo in seguito.
Importante nelle cose da fare
Il prossimo passo in To Do è ciò che è noto come “Importante”. Importanti in Da fare sono una raccolta di attività che hai contrassegnato come urgenti, ad esempio per partecipare a una riunione importante, o documenti di valutazione o persino dar da mangiare ai gattini.Questi riceveranno un’attenzione visiva extra grazie all’icona a forma di stella che vedrai accanto a loro. Tuttavia, le attività importanti funzionano proprio come le altre attività. Dopo averne creato uno con il Aggiungi un’attività pulsante, lo vedrai popolare l’elenco e potrai contrassegnarlo come importante con una stella. Potrai completarlo facendo clic sulla casella di controllo del cerchio. Tutte le attività in To Do avranno anche un’icona accanto all’attività per dirti da dove proviene, che si tratti di My Day o di un’e-mail.
Pianificato in Da fare
Una terza area in To Do è ciò che è noto come pianificato. Come suggerisce il nome, le attività pianificate sono attività per il futuro. Puoi creare queste attività con l’icona +, quindi fare clic su Aggiungi. Una volta aggiunto, puoi modificare la data di scadenza facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo un’altra data. Un tradizionale clic sinistro sull’attività, nel frattempo, ti fornirà opzioni di promemoria, passaggi e altre opzioni per impostare una data diversa. Puoi anche allegare file o lasciare note, se necessario.
E-mail assegnata a te e contrassegnata in Da fare
Se la tua piccola impresa o scuola è abbonata a Microsoft 365 e utilizza Microsoft Planner, questa sezione di Da fare è per te. La sezione “Assegnati a te” ti mostrerà le attività assegnate a te dalla gestione tramite To Do o Microsoft Planner.
Potrebbe essere necessario visualizzarlo facendo clic su Creare pulsante nel pop-up nella barra laterale, per collegare il tuo account Planner a To Do. Una volta configurate, tutte le attività di Planner verranno visualizzate in Da fare. Puoi persino vedere quelli vecchi facendo clic su . . . e poi scegliere Mostra le attività completate. È una piccola funzionalità ingegnosa che ti dà un buon aumento della produttività e uno sguardo a tutte le attività che devi portare a termine per la giornata.
Parleremo anche della sezione Email segnalate. Se hai contrassegnato delle e-mail in Ourlook, verranno visualizzate in questa sezione di Da fare. Da qui, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sull’attività per aggiungerla all’elenco “La mia giornata”, rimuovere l’importanza o modificare la data di scadenza. Fare doppio clic su di esso, nel frattempo, ti mostrerà le informazioni dal messaggio e ti consentirà di aprirlo in Outlook.Ancora una volta, è una piccola scorciatoia per evitare di dover fare clic su più cose per trovare ciò che è importante.
Altri aspetti di Da fare
Abbiamo toccato gli aspetti principali di To Do, ma puoi anche sfruttare la funzione Elenchi del servizio. Dopo aver aggiunto un’attività a Da fare, puoi creare un elenco per essa. Ad esempio, se l’attività è fare shopping, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sull’attività e quindi creare un elenco per essa. L’elenco verrà visualizzato nella barra laterale e sarai in grado di controllare le cose mentre le completi. È un modo davvero ingegnoso per gestire situazioni complicate, come la valutazione delle carte o persino un inventario di cose.
Se ritieni utile fare To Do, faccelo sapere nei commenti qui sotto. E sentiti libero di dare un’occhiata al nostro hub di notizie, dove parliamo delle altre app e servizi di Microsoft 365.
