At arbejde hjemmefra kan være udfordrende, især når hele husstanden er i nærheden. Effektiv tidsstyring er afgørende, hvis du skal komme igennem din dag og samtidig bevare en rimelig balance mellem arbejde og privatliv.
Microsofts MyAnalytics er et mindre kendt medlem af Office 365-familien. MyAnalytics kan give indsigt, som hjælper dig med at forstå, hvordan du bruger din tid. Den sporer din aktivitet og engagement i andre Office 365-apps og analyserer derefter, hvordan du kan forbedre dit fokus, dit velvære, netværk og samarbejde.
MyAnalytics er ikke tilgængelig på alle Office 365-abonnementer og kan blive deaktiveret af en administrator. Hvis den er tilgængelig, vises den i appstarteren på Office.com (du skal muligvis først klikke på “Alle apps”).
MyAnalytics-hjemmesiden opdeler dine aktuelle statistikker på tværs af appens fire hovedsektioner: Fokus, Velvære, Netværk og Samarbejde. Ved at maksimere din effektivitet på tværs af alle fire områder, kan du øge din chance for at arbejde produktivt, mens du stadig er i stand til at slappe af og slappe af sidst på dagen.
Fokus
Fokus-sektionen vurderer, hvor meget fokustid du får i løbet af din dag. Fokustid refererer til distraktionsfri tid, hvor du arbejder dybt og med maksimal produktivitet.
MyAnalytics identificerer dine fokusperioder ved at se på, hvor meget kalendertid du havde, minus dine “Samarbejde”-perioder. Et samarbejde tæller som ethvert opkald, du foretager, e-mails, du sender eller møder, du deltager i. Begivenheder i din kalender uden deltagere anses ikke for at være et samarbejde.
MyAnalytics viser et søjlediagram, der viser, hvor meget fokustid du har haft i løbet af den seneste måned. Hvis de grønne søjler ikke er høje nok, bruger du muligvis overskydende tid på at håndtere distraktioner. MyAnalytics kan hjælpe ved automatisk at planlægge en 1-2 timers fokusplads på din kalender, så du sikrer, at du har den plads, du har brug for til at få arbejdet gjort.
Velvære
Velvære overvejer dit liv uden for arbejdet. Notifikationer i realtid er et af den digitale tidsalders karakteristiske træk, men de kan også være en af de største trusler mod fritiden.
MyAnalytics viser, hvor ofte du falder i overarbejde eller svarer på en arbejdsmail uden for arbejdstid. At gennemføre enhver “betydelig aktivitet” efter arbejde eller i weekenden vil medføre, at du mister en af dine “stille dage”.
Regelmæssigt overarbejde eller kontrol af dine arbejdsadvarsler kan være en væsentlig bidragyder til stress og udbrændthed. MyAnalytics kan hjælpe dig med at visualisere mængden af ekstra tid, du lægger i, hvilket kan give dig et klarere billede af, hvordan din balance mellem arbejde og privatliv holder.
Netværk
Netværksskærmen viser, hvordan du interagerer med andre mennesker, uanset om det er i din organisation eller eksternt. Du kan se dit forhold til kontakter, hvor meget tid du bruger på at samarbejde med dem, og hvor mange mennesker der er aktive i dit netværk.
Dette er især nyttigt for sælgere, hvor netværkets størrelse direkte kan svare til salgssucces. Mere generelt hjælper det dig med at identificere, hvem du taler til, hvilket er særligt vigtigt, hvis du er en teamleder. Hvis et teammedlem ikke har været aktiv i dit netværk på det seneste, kan det være på tide at sende en venlig besked for at se, hvordan de gør fremskridt.
Samarbejde
Samarbejde er det sidste afsnit. Det giver dig mulighed for at se, hvor meget tid du bruger på møder, i telefonen eller på at svare på e-mails.
MyAnalytics ser på antallet af opkald, e-mails og beskeder, du har deltaget i i løbet af den seneste måned. Du kan derefter bruge denne indsigt til at måle, hvor meget af din dag, der går med at samarbejde med andre.
Implikationerne af disse statistikker afhænger sandsynligvis af din rolle i din organisation. En sælger eller leder kan godt bruge meget af deres tid på at samarbejde med andre individer, hvorimod en forfatter, designer eller udvikler kan forventes at bruge mere fokustid.Husk altid, at “ideelle” værdier for én person kan se radikalt anderledes ud for en anden.
Analysere dine arbejdsmønstre
Hvis du kæmper med fjernarbejde, så start med at tænke over, hvordan du bruger din dag. Log derefter ind på MyAnalytics og se dens rapporter. Du vil måske opdage, at et par små ændringer, såsom at begrænse den tid, du bruger på e-mails, gør hele forskellen i at øge mængden af arbejde, du får udført.
MyAnalytics’ sektioner er i sagens natur forbundne, og det er vigtigt at finde en balance mellem dem. For at maksimere Focus’ statistikker har du sandsynligvis brug for en reduktion i samarbejdet; det er dog urealistisk at skære Samarbejde helt ud.
Prøv i stedet at overveje – med MyAnalytics’ hjælp – hvor meget af din samarbejdstid der er nødvendig. En nem løsning kan være at tildele nogle “kanttimer” (såsom før eller efter frokost) til at svare på e-mails, hvilket giver dig længere tid til at spærre af for produktivitet om morgenen eller eftermiddagen.
