Att arbeta hemifrån kan vara utmanande, särskilt när hela hushållet är i närheten. Effektiv tidshantering är avgörande om du ska ta dig igenom din dag och samtidigt behålla en rimlig balans mellan arbete och privatliv.
Microsofts MyAnalytics är en mindre känd medlem av Office 365-familjen. MyAnalytics kan ge insikter som hjälper dig att förstå hur du spenderar din tid. Den spårar din aktivitet och engagemang inom andra Office 365-appar och analyserar sedan hur du kan förbättra ditt fokus, välbefinnande, nätverk och samarbete.
MyAnalytics är inte tillgängligt på alla Office 365-planer och kan inaktiveras av en administratör. Om det är tillgängligt kommer det att dyka upp i appstartprogrammet på Office.com (du kan behöva klicka på ”Alla appar” först).
MyAnalytics hemsida bryter ner din aktuella statistik över appens fyra huvudsektioner: Fokus, Välbefinnande, Nätverk och Samarbete. Genom att maximera din effektivitet inom alla fyra områden kan du öka din chans att arbeta produktivt samtidigt som du kan koppla av och varva ner i slutet av dagen.
Fokus
Fokusavsnittet bedömer hur mycket fokustid du får under dagen. Fokustid hänvisar till distraktionsfri tid där du arbetar djupt och med maximal produktivitet.
MyAnalytics identifierar dina fokustidsperioder genom att titta på hur mycket kalendertid du hade, minus dina ”Samarbete”-perioder. Ett samarbete räknas som alla samtal du ringer, e-postmeddelanden du skickar eller möte du deltar i. Händelser i din kalender utan deltagare anses inte vara ett samarbete.
MyAnalytics visar ett stapeldiagram som visar hur mycket fokustid du har haft under den senaste månaden. Om de gröna staplarna inte är tillräckligt höga kan du spendera överskottstid på att hantera distraktioner. MyAnalytics kan hjälpa till genom att automatiskt schemalägga en 1-2 timmars fokustid i din kalender, vilket säkerställer att du har det utrymme du behöver för att få jobbet gjort.
Välbefinnande
Välbefinnande tar hänsyn till ditt liv utanför jobbet. Aviseringar i realtid är en av den digitala tidsålderns utmärkande egenskaper, men de kan också vara ett av de största hoten mot fritiden.
MyAnalytics visar hur ofta du går in på övertid eller svarar på ett jobbmail utanför öppettider. Att slutföra någon ”betydande aktivitet” efter jobbet eller under helgen kommer att leda till att du förlorar en av dina ”tysta dagar”.
Att regelbundet arbeta övertid eller kontrollera dina arbetsvarningar kan vara en stor bidragande orsak till stress och utbrändhet. MyAnalytics kan hjälpa dig att visualisera hur mycket extra tid du lägger ner, vilket kan ge dig en tydligare bild av hur balansen mellan arbete och privatliv håller i sig.
Nätverk
Nätverksskärmen visar hur du interagerar med andra människor, oavsett om det är inom din organisation eller externt. Du kan se din relation till kontakter, hur mycket tid du spenderar på att samarbeta med dem och hur många personer som är aktiva i ditt nätverk.
Detta är särskilt användbart för säljare, där nätverkets storlek direkt kan motsvara försäljningsframgången. Mer allmänt hjälper det dig att identifiera vem du pratar med, vilket är särskilt viktigt om du är en teamledare. Om en gruppmedlem inte har varit aktiv i ditt nätverk på sistone kan det vara dags att skicka ett vänligt meddelande för att se hur de utvecklas.
Samarbete
Samarbete är det sista avsnittet. Det gör att du kan se hur mycket tid du spenderar på möten, i telefon eller på att svara på mejl.
MyAnalytics tittar på antalet samtal, e-postmeddelanden och meddelanden du har deltagit i under den senaste månaden. Du kan sedan använda dessa insikter för att mäta hur mycket av din dag som går åt till att samarbeta med andra.
Implikationerna av denna statistik beror sannolikt på din roll inom din organisation. En säljare eller chef kan mycket väl ägna mycket av sin tid åt att samarbeta med andra individer, medan en författare, designer eller utvecklare kan förväntas använda mer fokustid.Kom alltid ihåg att ”ideala” värderingar för en individ kan se radikalt annorlunda ut för en annan.
Analysera dina arbetsmönster
Om du kämpar med distansarbete, börja med att tänka på hur du spenderar din dag. Logga sedan in på MyAnalytics och titta på dess rapporter. Du kanske upptäcker att några små förändringar, som att begränsa tiden du spenderar i e-postmeddelanden, gör stor skillnad för att öka mängden arbete du får gjort.
MyAnalytics sektioner är till sin natur sammanlänkade och det är viktigt att hitta en balans mellan dem. För att maximera Focus statistik behöver du sannolikt en minskning av samarbetet; men det är orealistiskt att helt ta bort Samarbete.
Försök istället överväga – med MyAnalytics hjälp – hur mycket av din samarbetstid som är nödvändig. En enkel lösning kan vara att tilldela några ”kanttimmar” (som före eller efter lunch) för att svara på e-postmeddelanden, vilket ger dig längre tid att spärra av för produktivitet på morgonen eller eftermiddagen.
