Å jobbe hjemmefra kan være utfordrende, spesielt når hele husstanden er rundt. Effektiv tidsstyring er avgjørende hvis du skal komme deg gjennom dagen mens du opprettholder en rimelig balanse mellom arbeid og privatliv.
Microsofts MyAnalytics er et mindre kjent medlem av Office 365-familien. MyAnalytics kan gi innsikt som hjelper deg å forstå hvordan du bruker tiden din. Den sporer aktiviteten og engasjementene dine i andre Office 365-apper, og analyserer deretter hvordan du kan forbedre fokus, velvære, nettverk og samarbeid.
MyAnalytics er ikke tilgjengelig på alle Office 365-planer og kan bli deaktivert av en administrator. Hvis den er tilgjengelig, vil den vises i appstarteren på Office.com (det kan hende du må klikke på «Alle apper» først).
MyAnalytics-hjemmesiden bryter ned gjeldende statistikk på tvers av appens fire hovedseksjoner: Fokus, Velvære, Nettverk og Samarbeid. Ved å maksimere effektiviteten din på tvers av alle fire områdene, kan du øke sjansen for å jobbe produktivt samtidig som du kan slappe av og slappe av på slutten av dagen.
Fokus
Fokus-delen vurderer hvor mye fokustid du får i løpet av dagen. Fokustid refererer til distraksjonsfri tid der du jobber dypt og med maksimal produktivitet.
MyAnalytics identifiserer fokustidsperiodene dine ved å se på hvor mye kalendertid du hadde, minus «Samarbeid»-periodene dine. Et samarbeid regnes som enhver samtale du ringer, e-post du sender eller møter du deltar i. Arrangementer i kalenderen din uten deltakere regnes ikke som et samarbeid.
MyAnalytics viser et søylediagram som viser hvor mye fokustid du har hatt den siste måneden. Hvis de grønne stolpene ikke er høye nok, kan det hende du bruker overflødig tid på å håndtere distraksjoner. MyAnalytics kan hjelpe ved automatisk å planlegge en 1-2 timers fokusplass i kalenderen din, og sikre at du har plassen du trenger for å få arbeidet gjort.
Velvære
Velvære vurderer livet ditt utenfor jobben. Sanntidsvarslinger er en av kjennetegnene til den digitale tidsalderen, men de kan også være en av de største truslene mot fritiden.
MyAnalytics viser hvor ofte du faller på overtid eller svarer på en jobbe-post utenom åpningstidene. Å fullføre en «betydelig aktivitet» etter jobb eller i helgen vil føre til at du mister en av dine «stille dager».
Regelmessig overtid eller å sjekke arbeidsvarslene dine kan være en stor bidragsyter til stress og utbrenthet. MyAnalytics kan hjelpe deg med å visualisere hvor mye ekstra tid du legger ned, noe som kan gi deg et klarere bilde av hvordan balansen mellom arbeid og privatliv holder seg.
Nettverk
Nettverksskjermen viser hvordan du samhandler med andre mennesker, enten det er i organisasjonen eller eksternt. Du kan se forholdet ditt til kontakter, hvor mye tid du bruker på å samarbeide med dem og hvor mange personer som er aktive i nettverket ditt.
Dette er spesielt nyttig for selgere, der nettverksstørrelse direkte kan samsvare med salgssuksess. Mer generelt hjelper det deg å identifisere hvem du snakker til, noe som er spesielt viktig hvis du er en teamleder. Hvis et teammedlem ikke har vært aktivt i nettverket ditt i det siste, kan det være på tide å sende en vennlig melding for å se hvordan de utvikler seg.
Samarbeid
Samarbeid er den siste delen. Den lar deg se hvor mye tid du bruker på møter, på telefon eller på å svare på e-post.
MyAnalytics ser på antall anrop, e-poster og meldinger du har deltatt i den siste måneden. Du kan deretter bruke denne innsikten til å måle hvor mye av dagen du bruker på å samarbeide med andre.
Implikasjonene av denne statistikken vil sannsynligvis avhenge av din rolle i organisasjonen din. En selger eller leder kan godt bruke mye av tiden sin på å samarbeide med andre individer, mens en forfatter, designer eller utvikler kan forventes å bruke mer fokustid.Husk alltid at «ideelle» verdier for en person kan se radikalt annerledes ut for en annen.
Analyser arbeidsmønstrene dine
Hvis du sliter med fjernarbeid, start med å tenke på hvordan du bruker dagen. Logg deretter på MyAnalytics og se på rapportene. Du kan finne ut at noen få små endringer, som å begrense tiden du bruker på e-post, utgjør hele forskjellen når det gjelder å øke mengden arbeid du får gjort.
MyAnalytics’ seksjoner er iboende sammenkoblet, og det er viktig å finne en balanse mellom dem. For å maksimere Focus’ statistikk, trenger du sannsynligvis en reduksjon i samarbeid; Det er imidlertid urealistisk å kutte ut Samarbeid helt.
Prøv heller å vurdere – med MyAnalytics’ hjelp – hvor mye av samarbeidstiden som er nødvendig. En enkel løsning kan være å tildele noen «kanttimer» (som før eller etter lunsj) til å svare på e-poster, noe som gir deg mer tid til å sperre av for produktivitet om morgenen eller ettermiddagen.
