Thuiswerken kan een uitdaging zijn, vooral wanneer het hele huishouden in de buurt is. Effectief tijdbeheer is van cruciaal belang als u uw dag door wilt komen met behoud van een redelijke balans tussen werk en privé.
MyAnalytics van Microsoft is een minder bekend lid van de Office 365-familie. MyAnalytics kan inzichten bieden die u helpen te begrijpen hoe u uw tijd besteedt. Het houdt uw activiteiten en afspraken binnen andere Office 365-apps bij en analyseert vervolgens hoe u uw focus, welzijn, netwerken en samenwerking kunt verbeteren.
MyAnalytics is niet beschikbaar voor alle Office 365-abonnementen en kan worden uitgeschakeld door een beheerder. Als het beschikbaar is, wordt het weergegeven in het startprogramma voor apps op Office.com (mogelijk moet u eerst op “Alle apps” klikken).
Op de MyAnalytics-homepage worden uw huidige statistieken onderverdeeld in de vier hoofdsecties van de app: Focus, Welzijn, Netwerk en Samenwerking. Door uw effectiviteit op alle vier de gebieden te maximaliseren, vergroot u uw kans om productief te werken terwijl u aan het eind van de dag nog steeds kunt ontspannen en tot rust kunt komen.
Focus
Het gedeelte Focus beoordeelt hoeveel focustijd u gedurende uw dag krijgt. Focustijd verwijst naar afleidingsvrije tijd waarin u diep en met maximale productiviteit werkt.
MyAnalytics identificeert uw focusperiodes door te kijken hoeveel kalendertijd u had, minus uw “Samenwerkings”-periodes. Een samenwerking wordt geteld als elke oproep die u plaatst, e-mail die u verzendt of elke vergadering waaraan u deelneemt. Evenementen in uw agenda zonder deelnemers worden niet beschouwd als een samenwerking.
MyAnalytics geeft een staafdiagram weer dat aangeeft hoeveel focustijd u de afgelopen maand heeft gehad. Als de groene balken niet hoog genoeg zijn, besteedt u mogelijk teveel tijd aan het omgaan met afleiding. MyAnalytics kan helpen door automatisch een focusperiode van 1-2 uur in uw agenda te plannen, zodat u de ruimte heeft die u nodig heeft om uw werk gedaan te krijgen.
Welzijn
Welzijn houdt rekening met uw leven buiten het werk. Realtime meldingen zijn een van de onderscheidende kenmerken van het digitale tijdperk, maar ze kunnen ook een van de grootste bedreigingen voor de vrije tijd zijn.
MyAnalytics laat zien hoe vaak u overwerkt of reageert op een zakelijke e-mail buiten kantooruren. Als u een “belangrijke activiteit” na het werk of in het weekend voltooit, verliest u een van uw “rustige dagen”.
Regelmatig overwerken of je werkwaarschuwingen controleren kan een belangrijke oorzaak zijn van stress en burn-out. MyAnalytics kan u helpen visualiseren hoeveel extra tijd u erin steekt, waardoor u een duidelijker beeld krijgt van hoe uw werk-privébalans standhoudt.
Netwerk
Het netwerkscherm laat zien hoe u met andere mensen omgaat, zowel binnen uw organisatie als extern. U ziet uw relatie met contacten, hoeveel tijd u met hen samenwerkt en hoeveel mensen actief zijn binnen uw netwerk.
Dit is vooral handig voor verkopers, waar de netwerkgrootte direct kan overeenkomen met verkoopsucces. Meer in het algemeen helpt het u te identificeren met wie u spreekt, wat vooral belangrijk is als u een teamleider bent. Als een teamlid de laatste tijd niet actief is geweest in uw netwerk, is het misschien tijd om een vriendelijk bericht te sturen om te zien hoe het met ze gaat.
Samenwerking
Samenwerking is het laatste onderdeel. Hiermee kunt u zien hoeveel tijd u besteedt aan vergaderingen, aan de telefoon of aan het beantwoorden van e-mails.
MyAnalytics kijkt naar het aantal oproepen, e-mails en berichten waaraan u de afgelopen maand hebt deelgenomen. U kunt deze inzichten vervolgens gebruiken om te meten hoeveel van uw dag wordt besteed aan samenwerking met anderen.
De implicaties van deze statistieken zijn waarschijnlijk afhankelijk van uw rol binnen uw organisatie. Een verkoper of leidinggevende kan heel goed een groot deel van zijn tijd besteden aan het samenwerken met andere personen, terwijl van een schrijver, ontwerper of ontwikkelaar mag worden verwacht dat hij meer focustijd gebruikt.Onthoud altijd dat ‘ideale’ waarden voor de ene persoon er voor een ander radicaal anders uit kunnen zien.
Uw werkpatronen analyseren
Als je worstelt met werken op afstand, begin dan met nadenken over hoe je je dag doorbrengt. Log dan in op MyAnalytics en bekijk de rapporten. Misschien merk je dat een paar kleine veranderingen, zoals het beperken van de tijd die je aan e-mails besteedt, het verschil maken in het vergroten van de hoeveelheid werk die je gedaan krijgt.
De secties van MyAnalytics zijn inherent met elkaar verbonden en het is belangrijk om daar een evenwicht tussen te vinden. Om de statistieken van Focus te maximaliseren, heb je waarschijnlijk minder samenwerking nodig; het is echter onrealistisch om Samenwerking volledig uit te sluiten.
Probeer in plaats daarvan te overwegen – met de hulp van MyAnalytics – hoeveel van uw samenwerkingstijd nodig is. Een eenvoudige oplossing kan zijn om wat ‘edge-uren’ (zoals voor of na de lunch) toe te wijzen aan het beantwoorden van e-mails, zodat u ’s ochtends of’ s middags meer tijd heeft om productiviteit te blokkeren.
