Η εργασία από το σπίτι μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά όταν όλο το σπίτι είναι γύρω. Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι κρίσιμη εάν θέλετε να περάσετε τη μέρα σας διατηρώντας παράλληλα μια λογική ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
Το MyAnalytics της Microsoft είναι ένα λιγότερο γνωστό μέλος της οικογένειας του Office 365. Το MyAnalytics μπορεί να παρέχει πληροφορίες που σας βοηθούν να κατανοήσετε πώς ξοδεύετε τον χρόνο σας. Παρακολουθεί τη δραστηριότητα και τις δεσμεύσεις σας σε άλλες εφαρμογές του Office 365 και στη συνέχεια αναλύει πώς μπορείτε να βελτιώσετε την εστίαση, την ευημερία, τη δικτύωση και τη συνεργασία σας.
Το MyAnalytics δεν είναι διαθέσιμο σε όλα τα πακέτα του Office 365 και ενδέχεται να απενεργοποιηθεί από έναν διαχειριστή. Εάν είναι διαθέσιμο, θα εμφανιστεί στην εφαρμογή εκκίνησης στο Office.com (ίσως χρειαστεί να κάνετε πρώτα κλικ στο «Όλες οι εφαρμογές»).
Η αρχική σελίδα του MyAnalytics αναλύει τα τρέχοντα στατιστικά σας στις τέσσερις κύριες ενότητες της εφαρμογής: Εστίαση, Ευημερία, Δίκτυο και Συνεργασία. Μεγιστοποιώντας την αποτελεσματικότητά σας και στους τέσσερις τομείς, μπορείτε να αυξήσετε τις πιθανότητές σας να εργαστείτε παραγωγικά, ενώ παράλληλα θα είστε σε θέση να χαλαρώσετε και να χαλαρώσετε στο τέλος της ημέρας.
Συγκεντρώνω
Η ενότητα Εστίαση αξιολογεί πόσο χρόνο εστίασης λαμβάνετε κατά τη διάρκεια της ημέρας σας. Ο χρόνος εστίασης αναφέρεται σε χρόνο χωρίς περισπασμούς στον οποίο εργάζεστε βαθιά και με τη μέγιστη παραγωγικότητα.
Το MyAnalytics προσδιορίζει τις χρονικές περιόδους εστίασής σας εξετάζοντας πόσο ημερολογιακό χρόνο είχατε, μείον τις περιόδους “Συνεργασία”. Μια συνεργασία υπολογίζεται ως οποιαδήποτε κλήση, email που στέλνετε ή συνάντηση στην οποία συμμετέχετε. Οι εκδηλώσεις στο ημερολόγιό σας χωρίς συμμετέχοντες δεν θεωρούνται συνεργασία.
Το MyAnalytics εμφανίζει ένα γράφημα ράβδων που δείχνει πόσο χρόνο εστίασης είχατε τον τελευταίο μήνα. Εάν οι πράσινες ράβδοι δεν είναι αρκετά ψηλές, μπορεί να ξοδεύετε υπερβολικό χρόνο για να αντιμετωπίσετε περισπασμούς. Το MyAnalytics μπορεί να σας βοηθήσει προγραμματίζοντας αυτόματα μια θέση εστίασης 1-2 ωρών στο ημερολόγιό σας, διασφαλίζοντας ότι έχετε τον χώρο που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε την εργασία σας.
Ευεξία
Η ευημερία εξετάζει τη ζωή σας εκτός εργασίας. Οι ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο είναι ένα από τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα της ψηφιακής εποχής, αλλά μπορούν επίσης να είναι μια από τις μεγαλύτερες απειλές για τον ελεύθερο χρόνο.
Το MyAnalytics δείχνει πόσο συχνά κάνετε υπερωρίες ή απαντάτε σε ένα email εργασίας εκτός ωραρίου. Η ολοκλήρωση οποιασδήποτε «σημαντικής δραστηριότητας» μετά τη δουλειά ή το Σαββατοκύριακο θα σας κάνει να χάσετε μια από τις «ήσυχες μέρες» σας.
Η τακτική υπερωρία ή ο έλεγχος των ειδοποιήσεων για την εργασία σας μπορεί να συμβάλει σημαντικά στο άγχος και την εξάντληση. Το MyAnalytics μπορεί να σας βοηθήσει να οπτικοποιήσετε τον επιπλέον χρόνο που αφιερώνετε, κάτι που μπορεί να σας δώσει μια πιο ξεκάθαρη εικόνα για το πώς διατηρείται η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
Δίκτυο
Η οθόνη Δικτύου δείχνει πώς αλληλεπιδράτε με άλλα άτομα, είτε εντός του οργανισμού σας είτε εξωτερικά. Μπορείτε να δείτε τη σχέση σας με τις επαφές, τον χρόνο που αφιερώνετε σε συνεργασία μαζί τους και πόσα άτομα είναι ενεργά στο δίκτυό σας.
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τους πωλητές, όπου το μέγεθος του δικτύου μπορεί να αντιστοιχεί άμεσα στην επιτυχία των πωλήσεων. Γενικότερα, σας βοηθά να προσδιορίσετε με ποιον μιλάτε, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν είστε αρχηγός ομάδας. Εάν ένα μέλος της ομάδας δεν είναι ενεργό στο δίκτυό σας πρόσφατα, ίσως είναι καιρός να στείλετε ένα φιλικό μήνυμα για να δείτε πώς προχωρούν.
Συνεργασία
Η συνεργασία είναι η τελευταία ενότητα. Σας δίνει τη δυνατότητα να δείτε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε συσκέψεις, στο τηλέφωνο ή απαντώντας σε email.
Το MyAnalytics εξετάζει τον αριθμό των κλήσεων, των email και των μηνυμάτων στα οποία έχετε συμμετάσχει τον τελευταίο μήνα. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να μετρήσετε πόσο από την ημέρα σας ξοδεύετε σε συνεργασία με άλλους.
Οι επιπτώσεις αυτών των στατιστικών είναι πιθανό να εξαρτηθούν από τον ρόλο σας στον οργανισμό σας. Ένας πωλητής ή στέλεχος μπορεί κάλλιστα να αφιερώσει μεγάλο μέρος του χρόνου του σε συνεργασία με άλλα άτομα, ενώ ένας συγγραφέας, σχεδιαστής ή προγραμματιστής μπορεί να αναμένεται να χρησιμοποιήσει περισσότερο χρόνο εστίασης.Να θυμάστε πάντα ότι οι «ιδανικές» αξίες για ένα άτομο μπορεί να φαίνονται ριζικά διαφορετικές για ένα άλλο.
Αναλύοντας τα μοτίβα εργασίας σας
Αν δυσκολεύεστε με την εξ αποστάσεως εργασία, ξεκινήστε με το να σκέφτεστε πώς περνάτε τη μέρα σας. Στη συνέχεια, συνδεθείτε στο MyAnalytics και δείτε τις αναφορές του. Ίσως διαπιστώσετε ότι μερικές μικρές αλλαγές, όπως ο περιορισμός του χρόνου που αφιερώνετε στα email, κάνουν τη διαφορά στην αύξηση του όγκου της εργασίας που κάνετε.
Οι ενότητες του MyAnalytics είναι εγγενώς αλληλένδετες και είναι σημαντικό να βρεθεί μια ισορροπία μεταξύ τους. Για να μεγιστοποιήσετε τα στατιστικά του Focus, είναι πιθανό να χρειαστείτε μείωση της Συνεργασίας. Ωστόσο, δεν είναι ρεαλιστικό να διακόψουμε εντελώς τη Συνεργασία.
Αντίθετα, προσπαθήστε να σκεφτείτε – με τη βοήθεια του MyAnalytics – πόσος χρόνος συνεργασίας είναι απαραίτητος. Μια εύκολη λύση μπορεί να είναι να αφιερώσετε κάποιες «ακραίες ώρες» (όπως πριν ή μετά το μεσημεριανό γεύμα) για να απαντήσετε σε email, δίνοντάς σας μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για να αποκλείσετε την παραγωγικότητα το πρωί ή το απόγευμα.
