Kotona työskenteleminen voi olla haastavaa, varsinkin kun koko kotitalous on lähellä. Tehokas ajanhallinta on ratkaisevan tärkeää, jos haluat selviytyä päivästäsi ja säilyttää kohtuullisen työn ja yksityiselämän tasapainon.
Microsoftin MyAnalytics on vähemmän tunnettu Office 365 -perheen jäsen. MyAnalytics voi tarjota oivalluksia, jotka auttavat sinua ymmärtämään, miten käytät aikaasi. Se seuraa aktiivisuuttasi ja sitoutumistasi muissa Office 365 -sovelluksissa ja analysoi sitten, kuinka voit parantaa keskittymistäsi, hyvinvointiasi, verkottumista ja yhteistyötä.
MyAnalytics ei ole saatavilla kaikissa Office 365 -suunnitelmissa, ja järjestelmänvalvoja voi poistaa sen käytöstä. Jos se on saatavilla, se näkyy Office.com-sovellusten käynnistysohjelmassa (sinun on ehkä ensin napsautettava ”Kaikki sovellukset”).
MyAnalytics-etusivu jakaa nykyiset tilastosi sovelluksen neljään pääosaan: Focus, Wellbeing, Network ja Collaboration. Maksimoimalla tehokkuutesi kaikilla neljällä alueella voit lisätä mahdollisuuksiasi työskennellä tuottavasti samalla, kun voit silti rentoutua ja rentoutua päivän päätteeksi.
Keskity
Focus-osio arvioi, kuinka paljon keskittymisaikaa saat päivän aikana. Keskittymisaika tarkoittaa häiriötöntä aikaa, jolloin työskentelet syvällisesti ja maksimaalisella tuottavuudella.
MyAnalytics tunnistaa keskittymisjaksosi tarkastelemalla, kuinka paljon sinulla oli kalenteriaikaa, josta on vähennetty yhteistyöjaksosi. Yhteistyöksi lasketaan kaikki soittamasi puhelut, lähettämäsi sähköpostit tai kokoukset, joihin osallistut. Kalenterisi tapahtumia, joissa ei ole osallistujia, ei pidetä yhteistyönä.
MyAnalytics näyttää pylväsdiagrammin, joka näyttää kuinka paljon keskittymisaikaa sinulla on ollut viimeisen kuukauden aikana. Jos vihreät palkit eivät ole tarpeeksi korkeita, saatat viettää liikaa aikaa häiriötekijöiden käsittelemiseen. MyAnalytics voi auttaa ajoittamalla automaattisesti 1–2 tunnin tarkennusajan kalenteriisi, mikä varmistaa, että sinulla on riittävästi tilaa työn tekemiseen.
Hyvinvointi
Hyvinvointi käsittelee elämääsi työn ulkopuolella. Reaaliaikaiset ilmoitukset ovat yksi digitaaliajan tunnuspiirteistä, mutta ne voivat olla myös yksi suurimmista vapaa-ajan uhkista.
MyAnalytics näyttää, kuinka usein joudut tekemään ylitöitä tai vastaat työsähköpostiin aukioloaikojen ulkopuolella. Minkä tahansa ”merkittävän toiminnan” suorittaminen töiden jälkeen tai viikonloppuna johtaa siihen, että menetät yhden ”hiljaisista päivistäsi”.
Säännöllinen ylitöiden tekeminen tai työhälytysten tarkistaminen voivat olla merkittävä tekijä stressissä ja työuupumuksessa. MyAnalytics voi auttaa sinua visualisoimaan käyttämäsi ylimääräisen ajan, mikä saattaa antaa sinulle selkeämmän kuvan työn ja yksityiselämän tasapainosta.
Verkko
Verkko-näyttö näyttää, kuinka olet vuorovaikutuksessa muiden ihmisten kanssa organisaatiossasi tai sen ulkopuolella. Näet suhteesi kontakteihin, kuinka paljon aikaa käytät heidän kanssaan yhteistyöhön ja kuinka monta henkilöä on aktiivinen verkostossasi.
Tämä on erityisen hyödyllistä myyjille, joissa verkoston koko voi vastata suoraan myynnin menestystä. Laajemmin se auttaa sinua tunnistamaan, kenelle puhut, mikä on erityisen tärkeää, jos olet tiiminvetäjä. Jos tiimin jäsen ei ole ollut aktiivinen verkostossasi viime aikoina, voi olla aika lähettää ystävällinen viesti nähdäksesi, kuinka hän edistyy.
Yhteistyö
Yhteistyö on viimeinen osa. Sen avulla voit nähdä, kuinka paljon aikaa käytät kokouksiin, puhelimeen tai sähköposteihin vastaamiseen.
MyAnalytics tarkastelee puheluiden, sähköpostien ja viestien määrää, joihin olet osallistunut viimeisen kuukauden aikana. Voit sitten käyttää näitä oivalluksia arvioidaksesi, kuinka suuren osan päivästäsi käytät yhteistyössä muiden kanssa.
Näiden tilastojen vaikutukset riippuvat todennäköisesti roolistasi organisaatiossasi. Myyjä tai johtaja voi hyvinkin viettää suuren osan ajastaan yhteistyössä muiden henkilöiden kanssa, kun taas kirjoittajan, suunnittelijan tai kehittäjän voidaan odottaa käyttävän enemmän keskittymisaikaa.Muista aina, että ”ideaaliset” arvot yhdelle henkilölle voivat näyttää radikaalisti erilaisilta toiselle.
Analysoi työskentelytapojasi
Jos sinulla on vaikeuksia etätyön kanssa, aloita miettimällä, miten vietät päiväsi. Kirjaudu sitten sisään MyAnalyticsiin ja katso sen raportteja. Saatat huomata, että muutamat pienet muutokset, kuten sähköpostiviestien käsittelyn rajoittaminen, lisäävät tekemäsi työn määrää.
MyAnalyticsin osiot ovat luontaisesti yhteydessä toisiinsa, ja on tärkeää löytää tasapaino niiden välillä. Focus-tilastojen maksimoimiseksi tarvitset todennäköisesti yhteistyön vähentämistä. Yhteistyön lopettaminen kokonaan on kuitenkin epärealistista.
Yritä sen sijaan harkita – MyAnalyticsin avulla – kuinka paljon yhteistyöajasta tarvitaan. Yksi helppo ratkaisu voi olla varata joitain ”reunatunteja” (kuten ennen lounasta tai sen jälkeen) sähköposteihin vastaamiseen, jolloin sinulla on enemmän aikaa sulkea tuottavuutta aamulla tai iltapäivällä.
