Näin saat ilmoituksia, kun joku muuttaa tiedostojasi SharePoint Onlinessa

Kun jaat tiedostoja työtovereiden kanssa osana päivittäistä rutiiniasi, saatat haluta pysyä ajan tasalla siitä, kuka tekee muutoksia tiedostoihisi. Tämä voi olla erityisen tärkeää yrityksissä, joissa etäyhteistyö on avain jokapäiväiseen toimintaan.

Onneksi jos yrityksesi on tilannut Office 365:n ja käyttää SharePointia tiedostojen tallentamiseen, tämä on helppo tapa tehdä. Voit luoda hälytyksiä, jotta pysyt ajan tasalla, kun SharePoint-asiakirjat tai -kohteet muuttuvat sivustollasi. Tässä oppaassa tarkastelemme, kuinka voit tehdä sen.

Muutama muistiinpano

Ennen aloittamista haluamme mainita muutamia tärkeitä huomautuksia. Ensinnäkin saatat nähdä erilaisia ​​vaihtoehtoja aina, kun määrität hälytyksen. Jos olet kokeneempi käyttäjä, voit myös jättää tekemättä manuaalista työtä ja automatisoi hälytykset Power Automaten kanssa SharePoint-liittimen kanssa. On myös tapoja nähdä tiedostotoimintasi dokumenttikirjastossa luomatta hälytyksiä. Tällä menetelmällä voit nähdä tehdyt muutokset napsauttamalla tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla tietoruudun ja tarkistamalla toimintoosion.

Kuinka päästä alkuun

Aloita hälytysten käyttö SharePoint Onlinessa käymällä ensin tiedostossa, linkissä tai kansiossa. Voit sitten napauttaa sen vieressä olevaa ellipsivalikkoa ja valita Varoita minua pohjalla. Näytöllesi tulee sitten uusi valikko.

Jos määrität hälytystä kansiolle tai kirjastolle, ne ovat erilaisia. Voit esimerkiksi asettaa yläreunaan mukautetun hälytyksen otsikon tai vaihtaa toimitustavan sähköpostista tekstiviestiksi. Voit myös muuttaa hälytystyyppiäsi. Voit saada hälytyksiä seuraavista: vain kun uusia kohteita lisätään, kun olemassa olevia kohteita muutetaan tai kun kohteita poistetaan.

Voit myös saada sinulle lähetettävän varoituksen, jos jokin kansiossa muuttuu tiettyjen kriteerien perusteella.Näitä ovat esimerkiksi: jos joku muu muuttaa asiakirjaa, jos joku muu muuttaa sinun luomaasi asiakirjaa tai jos joku muu muuttaa viimeksi muokkaamaasi asiakirjaa. On jopa vaihtoehtoja lähettää hälytyksiä joko välittömästi tai päivittäisenä tai viikoittainen yhteenveto.

Kuinka peruuttaa hälytykset

Jos päädyt muuttamaan mieltäsi hälytyksistä, voit helposti peruuttaa ne. Voit tarkastella hälytyksiäsi siirtymällä mihin tahansa SharePointin kansioon tai kirjastoon. Sitten voit napsauttaa ellipsivalikkoa näytön oikeassa yläkulmassa ja valita Hallinnoi ilmoituksiani. Voit sitten valita hälytyksen, jonka haluat poistaa, ja valita Poista valitut hälytykset. Voit sitten klikata OK poistaaksesi sen.

Vain yksi tapa tehdä yhteistyötä Office 365:n kanssa

SharePoint on vain yksi tapa pysyä ajan tasalla tiedostoistasi ja tehdä yhteistyötä työtovereiden kanssa. Voit myös tehdä yhteistyötä Wordissa ja Excelissä, käyttää uutta Office-sovellusta iOS:ssä ja Androidissa sekä kokeilla OneNote 2016:ta Outlookin kanssa. Onko sinulla muurahaisvinkkejä yhteistyöhön? Kerro meille alla olevissa kommenteissa ja katso Office 365 -uutiskeskuksestamme lisää ominaisuuksia ja tarinoita.

FAQ

Mitä ovat Microsoft 365 -hälytykset?

Microsoft 365 luo hälytyksen, joka näkyy Microsoft 365 -yhteensopivuuskeskuksen Hälytykset-sivulla. Lisäksi, jos sähköposti-ilmoitukset on otettu käyttöön hälytyskäytännössä, Microsoft lähettää ilmoituksen vastaanottajaluettelolle. Hälytykset, jotka järjestelmänvalvoja tai muut käyttäjät näkevät Hälytykset-sivulla, määräytyvät käyttäjälle määritettyjen roolien mukaan.

Kuka voi nähdä Microsoft Officen sähköposti-ilmoitusten lähettämät hälytykset?

Lisäksi, jos sähköposti-ilmoitukset on otettu käyttöön hälytyskäytännössä, Microsoft lähettää ilmoituksen vastaanottajaluettelolle. Hälytykset, jotka järjestelmänvalvoja tai muut käyttäjät näkevät Hälytykset-sivulla, määräytyvät käyttäjälle määritettyjen roolien mukaan. Katso lisätietoja kohdasta RBAC-oikeudet, joita vaaditaan hälytysten katseluun.

Kuinka laitan työpöytähälytykset päälle/pois?

Hälytysten ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä 1 Valitse Tiedosto > Asetukset > Sähköposti.2 Valitse Viestin saapuminen -kohdassa Näytä työpöytähälytys -valintaruutu tai poista valinta ja valitse sitten OK.#N#Huomaa: Voit estää tai… Lisää …

Miten Microsoftin hälytyskäytäntö toimii?

Lisäksi, jos sähköposti-ilmoitukset on otettu käyttöön hälytyskäytännössä, Microsoft lähettää ilmoituksen vastaanottajaluettelolle. Hälytykset, jotka järjestelmänvalvoja tai muut käyttäjät näkevät Hälytykset-sivulla, määräytyvät käyttäjälle määritettyjen roolien mukaan.

Mitä ovat työpöytähälytykset Outlookissa?

Outlook for Microsoft 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Työpöytähälytys on ilmoitus, joka tulee näkyviin työpöydällesi, kun saat uuden sähköpostiviestin, kokouspyynnön tai tehtäväpyynnön. Oletusarvoisesti työpöytähälytykset ovat käytössä.

Mitä hälytyksiä järjestelmänvalvoja tai muut käyttäjät voivat nähdä?

Hälytykset, jotka järjestelmänvalvoja tai muut käyttäjät voivat nähdä Näytä hälytykset -sivulla, määräytyvät käyttäjälle määritettyjen roolien mukaan. Katso lisätietoja kohdasta RBAC-oikeudet, joita vaaditaan hälytysten katseluun. Järjestelmänvalvoja hallinnoi hälytyksiä tietoturva- ja vaatimustenmukaisuuskeskuksessa.

Miten Microsoft 365 -hälytyskäytäntö toimii?

Microsoft 365 luo hälytyksen, joka näkyy Microsoft 365 -yhteensopivuuskeskuksen tai Defender-portaalin Hälytykset-sivulla. Lisäksi, jos sähköposti-ilmoitukset on otettu käyttöön hälytyskäytännössä, Microsoft lähettää ilmoituksen vastaanottajaluettelolle.

Kuinka voin tarkastella hälytysluokkia Microsoft 365 Compliance Centerissä?

Taulukoiden ensimmäisessä sarakkeessa luetellaan kaikki roolit Microsoft 365 -yhteensopivuuskeskuksessa tai Microsoft 365 Defender -portaalissa. Valintamerkki osoittaa, että käyttäjä, jolle on määritetty tämä rooli, voi tarkastella hälytyksiä vastaavasta hälytysluokasta, joka on listattu ylärivillä.

Kuinka hallitsen hälytyksiä Microsoft 365 -puolustusportaalissa?

Oletusarvoisesti Microsoft 365 Defender -portaalin hälytysjono näyttää uudet ja käynnissä olevat hälytykset viimeisten 30 päivän ajalta. Uusin hälytys on luettelon yläosassa, joten näet sen ensimmäisenä.Voit valita oletushälytysjonosta Suodattimet nähdäksesi Suodattimet-ruudun, josta voit määrittää hälytysten osajoukon.

Kuinka voin poistaa ilmoitukset käytöstä Windows 10:ssä?

1 Avaa Asetukset ja napsauta/napauta Järjestelmä-kuvaketta. Jos luetellut sovellukset ja lähettäjät näkyvät harmaina, ilmoitukset ovat kokonaan pois päältä yllä olevassa vaihtoehdossa 1 tai 2.

Kuinka poistaa sähköpostihälytykset käytöstä Windows 10:ssä?

Vaihe 1: Napsauta Tiedosto > Asetukset. Vaihe 2: Napsauta Mail vasemmassa palkissa. Vaihe 3: Siirry Viestin saapuminen -osioon hälytyksen poistamiseksi käytöstä: Poista valinta Toista ääni -vaihtoehdosta. Poista valinta Muuta hiiren osoitinta lyhyesti -valintaruudusta. Poista valinta Näytä kirjekuori -kuvake tehtäväpalkissa -vaihtoehdosta.

Miten Office 365:n sähköposti-ilmoitukset poistetaan käytöstä?

Sähköposti-ilmoitusten poistaminen käytöstä Office 365:ssä 1 Napsauta Tiedosto-välilehteä. 2 Napsauta Asetukset. 3 Napsauta Mail. 4 Poista Viestin saapuminen -kohdasta Toista ääni ja Näytä työpöytähälytys -valintaruutu. 5 Napsauta OK Lisää…