Cómo usar Microsoft Access para crear una base de datos de servicio al cliente para su pequeña empresa

Como parte de cualquier operación de una pequeña empresa, es probable que necesite realizar un seguimiento de sus clientes. Por lo general, eso significa pagar por un sistema de base de datos de clientes de servicio al cliente como Streak CRM o Monday.com. Estos servicios son realmente geniales, ya que a menudo son fáciles de usar y cuentan con una interfaz gráfica de usuario agradable. Sin embargo, ¿sabía que puede crear su propia base de datos con Microsoft Access? En la guía de Microsoft 365 de hoy, le mostraremos cómo hacerlo.

¿Por qué crear una base de datos con Access?

Antes de comenzar, explicaremos por qué es posible que desee crear una base de datos de servicio al cliente con Access. La respuesta es bastante simple. Es fácil de hacer en solo unos pocos pasos, y todo estará preformateado con usted. Para las pequeñas empresas que simplemente simplifican las cosas, puede usarlo para realizar un seguimiento de las asignaciones, la prioridad, el estado, los clientes y las resoluciones. Si sus necesidades son más complejas, es posible que Access no haga el trabajo por usted, pero para necesidades más básicas, funcionará muy bien, ya que ya está incluido como parte de su suscripción a Microsoft 365.

Creación de la base de datos de atención al cliente.

Para comenzar a crear la base de datos de servicio al cliente, deberá abrir Access y luego hacer clic en Nuevo. Verá una variedad de plantillas, pero estamos buscando una base de datos de servicio al cliente. Desplácese hacia abajo para encontrarlo y luego haga clic en él. Access creará la base de datos.

Una vez creado, querrá hacer clic en Contenido disponible en la parte superior de la pantalla. Luego, puede comenzar a ingresar sus datos para los casos y sus clientes. Puede agregar un nuevo caso haciendo clic en Nnuevo casoy, a continuación, rellene el formulario resultante. Hay lugares para el título del caso, los asignados, el cliente, la prioridad, las categorías, el estado y más. A medida que complete los formularios, aparecerán mensajes emergentes para completar también la información del cliente y la información del empleado. Rellénelos para simplificar las cosas.

Si solo desea administrar una lista de clientes o empleados con esta base de datos, querrá hacer clic en el botón Lista de clientes o Lista de empleados botones. Esto los abrirá en una nueva pestaña.

Centro de informes

A medida que ingresa más y más datos en la base de datos de servicio al cliente, es posible que desee filtrar o generar informes. Puedes hacer esto muy fácilmente. Hay botones de filtro por categoría, asignado a y estado. Si elige estos campos, le darán la oportunidad de filtrar los datos exactos que podría estar buscando. También puede usar la función Abrir gráficos para generar informes útiles, como Casos abiertos por Asignado a y Casos vencidos.

¡Access tiene mucho más!

Aunque acabamos de tocar la base de datos de servicio al cliente en Access, hay mucho más que se puede usar y crear. Podrá crear un rastreador de llamadas, un rastreador de errores, un rastreador de inventario, un administrador de eventos y mucho más. Hay muchas plantillas para explorar en Access, así que échale un vistazo ahora y cuéntanos tu opinión en los comentarios.

Preguntas más frecuentes

¿Para qué se usa Microsoft Access en los negocios?

Microsoft Access es un programa de creación de bases de datos que permite que cualquier persona mantenga y edite fácilmente una base de datos. Es adecuado para cualquier cosa, desde pequeños proyectos hasta grandes empresas, y es un programa muy visual. Esto lo hace ideal para realizar la entrada de datos, ya que no necesita trabajar con tablas y hojas de cálculo.

¿Cómo uso Microsoft Office para la web?

Los programas de Office para la web están incluidos en la mayoría de los planes de Microsoft 365. Haga clic en un documento o use el menú Abrir de tres puntos en una biblioteca para abrir archivos de Word, Excel, PowerPoint, OneNote y PDF en su navegador. Los datos adjuntos de Outlook y las notas de la reunión de Lync Web App también se abren en Office para la Web.

¿Cómo instalo Access 2010 independiente desde la oficina, el hogar y la empresa?

Si su instalación de Office Hogar y Empresas contenía una versión de prueba de Office Professional, primero querrá asegurarse de eliminar esas aplicaciones de prueba antes de instalar Access 2010 independiente. Para hacer esto, puede abrir la lista de programas (agregar/eliminar lista de programas) y seleccionar su suite de Office. Una vez seleccionado, elija las opciones de cambio.

¿Microsoft 365 incluye acceso?

Acabo de recibir un correo electrónico informándome que Microsoft 365 está reemplazando a Office 365. Mi suscripción a Office 365 incluye la base de datos de Access. En ninguna parte del correo electrónico o de la información promocional que he visto dice que Microsoft 365 incluye Access; de hecho, el correo electrónico muestra íconos para Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc., pero Access NO está ahí.

¿Cuál es la última versión de acceso en Office 365?

Continuaron apareciendo actualizaciones: la última versión de Access en Office 365 se lanzó en septiembre de 2020. Además, Microsoft continuó desarrollando el software de base de datos de escritorio y lanzó Access 2019 en septiembre de 2018 como parte de Office 2019.

¿Microsoft Access todavía está en la oficina?

Microsoft Office tiene casi 30 años: se lanzó en noviembre de 1990. No muchos paquetes de software han disfrutado de tanta longevidad. Sin embargo, el paquete de Microsoft no se ha mantenido igual a lo largo de los años. Se agregan algunos elementos, mientras que otros se eliminan. Un componente de la suite de productividad que todavía está ahí es Microsoft Access.

¿Se incluye Microsoft Access en Office 365?

Se vende como una utilidad independiente o como parte de Office Professional y otras ediciones premium de la suite de software empresarial de Microsoft. Las suscripciones de Office 365 incluyen Microsoft Access, pero están restringidas a «solo PC».

¿Es Microsoft Access una buena opción para las pequeñas empresas?

Sin embargo, las medianas y pequeñas empresas pueden confiar en Microsoft Access para administrar y extraer sus datos.El equipo de Office de Microsoft afirma: “Access es una excelente solución de administración de bases de datos para pequeñas empresas porque hace que la recopilación y el almacenamiento de datos sean accesibles en el escritorio, sin necesidad de asistencia de un administrador de TI.

¿Para qué se utiliza Microsoft Access?

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos (DBMS) que se utiliza para almacenar y administrar datos. Access es parte de la suite Microsoft 365 y está diseñado para usuarios comerciales y empresariales.

¿Cómo puedo trabajar juntos en documentos de Microsoft Office?

Más… Cuando los documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote se almacenan en sus bibliotecas de Microsoft 365, pueden trabajar juntos en ellos usando Office para la web, que abre los documentos en un navegador web. Cuando abre documentos en Office para la web, sus compañeros de equipo pueden abrirlos al mismo tiempo.

¿Necesita Excel o Microsoft Office para la web?

Es posible que descubra que algunas personas de su organización necesitan la capacidad de creación de gráficos avanzada de la aplicación de escritorio de Excel, mientras que otras solo necesitan ver y editar documentos de Word y presentaciones de PowerPoint con Office para la web.