Ako používať Microsoft Access na vytvorenie databázy služieb zákazníkom pre vašu malú firmu

MS Office

Ako súčasť každej malej obchodnej operácie budete pravdepodobne musieť sledovať svojich zákazníkov. Zvyčajne to znamená platiť za zákaznícky databázový systém, ako je Streak CRM alebo Monday.com. Tieto služby sú skutočne skvelé, pretože sú často užívateľsky prívetivé a majú pekné grafické užívateľské rozhranie. Vedeli ste však, že pomocou Microsoft Access si môžete vytvoriť vlastnú databázu? V dnešnom sprievodcovi Microsoft 365 vám ukážeme, ako na to.

Prečo vytvárať databázu s Accessom?

Skôr ako začnete, vysvetlíme vám, prečo by ste si mohli chcieť vytvoriť databázu služieb zákazníkom pomocou Accessu. Odpoveď je celkom jednoduchá. Je to jednoduché v niekoľkých krokoch a všetko bude vopred naformátované s vami. Pre malé podniky, ktoré jednoducho robia veci jednoducho, ho môžete použiť na sledovanie úloh, priorít, stavu, zákazníkov a riešení. Ak sú vaše potreby zložitejšie, Access to nemusí urobiť za vás, ale pre základnejšie potreby bude fungovať skvele, pretože je už zahrnutý ako súčasť vášho predplatného na Microsoft 365.

Vytvorenie databázy zákazníckych služieb

Ak chcete začať s vytváraním databázy služieb zákazníkom, musíte otvoriť Access a potom kliknúť Nový. Uvidíte rôzne šablóny, no my hľadáme databázu služieb zákazníkom. Prejdite nadol a nájdite ho a potom naň kliknite. Access vytvorí databázu.

Po vytvorení budete chcieť kliknúť Povoliť obsah v hornej časti obrazovky. Potom môžete začať zadávať svoje údaje pre prípady a vašich zákazníkov. Nový prípad môžete pridať kliknutím na Nnový prípada potom vyplňte výsledný formulár. K dispozícii sú miesta pre názov prípadu, príjemcov, zákazníka, prioritu, kategórie, stav a ďalšie. Pri vypĺňaní formulárov sa vám zobrazia kontextové výzvy na vyplnenie informácií o zákazníkoch a zamestnancov. Vyplňte ich, aby sa veci zjednodušili.

Ak len chcete spravovať zoznam zákazníkov alebo zamestnancov s touto databázou, budete chcieť kliknúť na Zoznam zákazníkov alebo Zoznam zamestnancov tlačidlá. Tým sa otvoria na novej karte.

Centrum prehľadov

Keď budete do databázy služieb zákazníkom vypĺňať čoraz viac údajov, možno budete musieť filtrovať alebo generovať prehľady. Môžete to urobiť naozaj jednoducho. K dispozícii sú tlačidlá filtra pre kategóriu, priradené ku a stav. Ak vyberiete tieto polia, poskytnú vám možnosť filtrovať presné údaje, ktoré by ste mohli hľadať. Môžete tiež použiť funkciu Otvorené grafy na vytváranie užitočných správ, ako sú otvorené prípady podľa priradených a po splatnosti.

Access má oveľa viac!

Hoci sme sa práve dotkli databázy služieb zákazníkom v Accesse, je toho oveľa viac, čo možno použiť a vytvoriť. Budete si môcť vytvoriť sledovanie hovorov, sledovanie chýb, sledovanie inventára, správcu udalostí a mnoho ďalších. V Accesse je veľa šablón na preskúmanie, takže si to teraz pozrite a dajte nám vedieť svoje myšlienky v komentároch.

FAQ

Na čo sa Microsoft Access používa v podnikaní?

Microsoft Access je program na vytváranie databáz, ktorý umožňuje každému jednoducho udržiavať a upravovať databázu. Je vhodný pre čokoľvek od malých projektov až po veľké podniky a je to veľmi vizuálny program. Vďaka tomu je skvelý na zadávanie údajov, pretože nemusíte pracovať s tabuľkami a tabuľkami.

Ako môžem používať Microsoft Office pre web?

Programy Office pre web sú súčasťou väčšiny plánov Microsoft 365. Kliknite na dokument alebo použite trojbodkovú ponuku Otvoriť v knižnici na otvorenie súborov Word, Excel, PowerPoint, OneNote a PDF v prehliadači. Prílohy programu Outlook a poznámky zo schôdze z webovej aplikácie Lync sa otvárajú aj v Office pre web.

Ako nainštalujem Access 2010 samostatne z kancelárie doma a vo firme?

Ak vaša inštalácia balíka Office Home and Business obsahovala skúšobnú verziu balíka Office Professional, pred inštaláciou samostatného Accessu 2010 musíte tieto skúšobné aplikácie odstrániť. Ak to chcete urobiť, môžete vyvolať zoznam programov (pridať / odstrániť zoznam programov) a vybrať svoj balík Office. Po výbere vyberte možnosti zmeny.

Obsahuje Microsoft 365 prístup?

Práve som dostal e-mail s informáciou, že Microsoft 365 nahrádza Office 365. Moje predplatné Office 365 zahŕňa databázu Accessu. Nikde v e-maile alebo propagačných informáciách, ktoré som videl, sa nehovorí, že Microsoft 365 obsahuje Access – v skutočnosti e-mail zobrazuje ikony pre Outlook, Word, Excel, PowerPoint atď. – ale Access tam NIE JE.

Aká je najnovšia verzia prístupu v Office 365?

Aktualizácie sa naďalej objavovali – najnovšia verzia Accessu v Office 365 bola vydaná v septembri 2020. Spoločnosť Microsoft tiež pokračovala vo vývoji počítačového databázového softvéru a v septembri 2018 vydala Access 2019 ako súčasť Office 2019.

Je Microsoft Access stále v kancelárii?

Microsoft Office má takmer 30 rokov – bol uvedený na trh v novembri 1990. Nie veľa softvérových balíkov má takú životnosť. Balík Microsoftu však v priebehu rokov nezostal rovnaký. Niektoré prvky sa pridajú, zatiaľ čo iné sa vypustia. Jedna súčasť balíka produktivity, ktorá stále existuje, je Microsoft Access.

Je Microsoft Access súčasťou Office 365?

Predáva sa buď ako samostatný nástroj, alebo je súčasťou balíka Office Professional a ďalších prémiových vydaní balíka podnikového softvéru od spoločnosti Microsoft. Predplatné Office 365 zahŕňa Microsoft Access, ale je obmedzené na „iba PC“.

Je Microsoft Access dobrou voľbou pre malé podniky?

Stredné a malé podniky sa však pri správe a ťažbe údajov môžu spoľahnúť na Microsoft Access.Tím Microsoft Office uvádza: „Access je skvelé riešenie správy databáz pre malé podniky, pretože sprístupňuje zhromažďovanie a ukladanie údajov na pracovnej ploche – bez potreby podpory správcu IT.

Na čo sa Microsoft Access používa?

Microsoft Access je systém správy databáz (DBMS), ktorý sa používa na ukladanie a správu údajov. Access je súčasťou balíka Microsoft 365 a je určený pre firemných a podnikových používateľov.

Ako môžem spoločne pracovať na dokumentoch balíka Microsoft Office?

Viac… Keď sú dokumenty Wordu, Excelu, PowerPointu a OneNotu uložené vo vašich knižniciach Microsoft 365, môžete na nich spolupracovať pomocou balíka Office pre web, ktorý otvorí dokumenty vo webovom prehliadači. Keď otvoríte dokumenty v Office pre web, vaši spoluhráči ich môžu otvoriť súčasne.

Potrebujete Excel alebo Microsoft Office pre web?

Možno zistíte, že niektorí ľudia vo vašej organizácii potrebujú pokročilé možnosti tvorby grafov v počítačovej aplikácii Excel, zatiaľ čo iní potrebujú iba prezerať a ľahko upravovať dokumenty programu Word a prezentácie PowerPoint pomocou balíka Office pre web.

WindoQ