Jak používat Microsoft Access k vytvoření databáze zákaznických služeb pro vaši malou firmu

V rámci každé malé obchodní operace budete pravděpodobně muset sledovat své zákazníky. Obvykle to znamená platit za klientský databázový systém zákaznických služeb, jako je Streak CRM nebo Monday.com. Tyto služby jsou skutečně skvělé, protože jsou často uživatelsky přívětivé a mají pěkné grafické uživatelské rozhraní. Věděli jste však, že si můžete vytvořit svou vlastní databázi pomocí Microsoft Access? V dnešním průvodci Microsoft 365 vám ukážeme, jak na to.

Proč vytvářet databázi pomocí Accessu?

Než začnete, vysvětlíme, proč byste mohli chtít vytvořit databázi zákaznických služeb pomocí Accessu. Odpověď je celkem jednoduchá. Je to snadné v několika krocích a vše bude předem naformátováno s vámi. Pro malé podniky, které si jen udržují věci jednoduché, jej můžete použít ke sledování přiřazení, priorit, stavu, zákazníků a řešení. Pokud jsou vaše potřeby složitější, Access to nemusí udělat za vás, ale pro základní potřeby bude fungovat skvěle, protože je již součástí vašeho předplatného Microsoft 365.

Vytvoření databáze zákaznických služeb

Chcete-li začít s vytvářením databáze služeb zákazníkům, musíte otevřít Access a potom kliknout Nový. Uvidíte různé šablony, ale my hledáme databázi zákaznických služeb. Přejděte dolů a vyhledejte ji a poté na ni klikněte. Access vytvoří databázi.

Po vytvoření budete chtít kliknout Povolit obsah v horní části obrazovky. Poté můžete začít zadávat svá data pro případy a své zákazníky. Nový případ můžete přidat kliknutím na Nnový případa poté vyplňte výsledný formulář. Jsou zde místa pro název případu, příjemce, zákazníka, prioritu, kategorie, stav a další. Při vyplňování formulářů se vám zobrazí vyskakovací výzvy k vyplnění informací o zákaznících a také o zaměstnancích. Vyplňte je, abyste si věci zjednodušili.

Pokud chcete pouze spravovat seznam zákazníků nebo zaměstnanců s touto databází, budete chtít kliknout na Seznam zákazníků nebo Seznam zaměstnanců tlačítka. Tím je otevřete na nové kartě.

Centrum přehledů

Jak budete vyplňovat stále více dat do databáze zákaznických služeb, možná budete muset chtít filtrovat nebo generovat sestavy. Můžete to udělat opravdu snadno. K dispozici jsou tlačítka filtru pro kategorii, přiřazení a stav. Pokud zvolíte tato pole, dají vám možnost filtrovat přesně ta data, která byste mohli hledat. Funkci Open Charts můžete také použít k vytváření užitečných zpráv, jako jsou otevřené případy podle přiřazených a po splatnosti.

Access má mnohem víc!

Ačkoli jsme se právě dotkli databáze zákaznických služeb v Accessu, je toho mnohem více, co lze použít a vytvořit. Budete si moci vytvořit sledování hovorů, sledování chyb, sledování inventáře, správce událostí a mnoho dalšího. V Accessu je spousta šablon k prozkoumání, tak se na to podívejte a dejte nám vědět své myšlenky v komentářích.

FAQ

K čemu se Microsoft Access používá v podnikání?

Microsoft Access je program pro vytváření databází, který umožňuje komukoli snadno udržovat a upravovat databázi. Je vhodný pro cokoli od malých projektů po velké podniky a je velmi vizuálním programem. Díky tomu je skvělý pro zadávání dat, protože nemusíte pracovat s tabulkami a tabulkami.

Jak mohu používat Microsoft Office pro web?

Programy Office pro web jsou součástí většiny plánů Microsoft 365. Kliknutím na dokument nebo pomocí třítečkové nabídky Otevřít v knihovně otevřete soubory Word, Excel, PowerPoint, OneNote a PDF v prohlížeči. V Office pro web se otevírají také přílohy Outlooku a poznámky ze schůzek Lync Web App.

Jak nainstaluji Access 2010 samostatně z kanceláře doma a ve firmě?

Pokud vaše instalace sady Office Home and Business obsahovala zkušební verzi sady Office Professional, budete se muset před instalací samostatné aplikace Access 2010 ujistit, že tyto zkušební aplikace odeberete. Chcete-li to provést, můžete vyvolat seznam programů (seznam přidat / odebrat programy) a vybrat sadu Office. Po výběru vyberte možnosti změny.

Obsahuje Microsoft 365 přístup?

Právě jsem dostal e-mail s informací, že Microsoft 365 nahrazuje Office 365. Moje předplatné Office 365 zahrnuje databázi Accessu. Nikde v e-mailu nebo propagačních informacích, které jsem viděl, není uvedeno, že Microsoft 365 obsahuje Access – ve skutečnosti e-mail zobrazuje ikony pro Outlook, Word, Excel, PowerPoint atd. – ale Access tam NENÍ.

Jaká je nejnovější verze přístupu v Office 365?

Aktualizace se nadále objevovaly – nejnovější verze Accessu v Office 365 byla vydána v září 2020. Společnost Microsoft také pokračovala ve vývoji softwaru desktopové databáze a v září 2018 vydala Access 2019 jako součást Office 2019.

Je Microsoft Access stále v kanceláři?

Microsoft Office je téměř 30 let starý – byl uveden na trh v listopadu 1990. Takovou životnost nemá mnoho softwarových balíků. Balíček Microsoftu však v průběhu let nezůstal stejný. Některé prvky jsou přidány, zatímco jiné jsou vynechány. Jednou ze součástí sady produktivity, která stále existuje, je Microsoft Access.

Je Microsoft Access součástí Office 365?

Prodává se buď jako samostatný nástroj, nebo jako součást sady Office Professional a dalších prémiových edic podnikového softwaru společnosti Microsoft. Předplatné Office 365 zahrnuje Microsoft Access, ale je omezeno na „pouze PC“.

Je Microsoft Access dobrou volbou pro malé podniky?

Střední a malé podniky se však mohou při správě a těžbě svých dat spolehnout na Microsoft Access.Tým Microsoft Office uvádí: „Access je skvělé řešení pro správu databází pro malé podniky, protože zpřístupňuje shromažďování a ukládání dat na počítači – bez nutnosti podpory od správce IT.

K čemu se Microsoft Access používá?

Microsoft Access je systém správy databází (DBMS), který se používá k ukládání a správě dat. Access je součástí sady Microsoft 365 a je určen pro podnikové a podnikové uživatele.

Jak mohu společně pracovat na dokumentech Microsoft Office?

Více… Když jsou dokumenty Word, Excel, PowerPoint a OneNote uloženy ve vašich knihovnách Microsoft 365, můžete na nich spolupracovat pomocí Office pro web, který dokumenty otevře ve webovém prohlížeči. Když otevřete dokumenty v Office pro web, vaši spoluhráči je mohou otevřít současně.

Potřebujete Excel nebo Microsoft Office pro web?

Možná zjistíte, že někteří lidé ve vaší organizaci potřebují pokročilé možnosti vytváření grafů v desktopové aplikaci Excel, zatímco jiní potřebují pouze prohlížet a lehce upravovat dokumenty Wordu a PowerPointové prezentace pomocí Office pro web.