Hur man använder Microsoft Access för att skapa en kundtjänstdatabas för ditt lilla företag

Som en del av alla småföretagsverksamheter behöver du troligen hålla reda på dina kunder. Vanligtvis innebär det att man betalar för ett kundtjänst-klientdatabassystem som Streak CRM eller Monday.com. Dessa tjänster är verkligen fantastiska eftersom de ofta är användarvänliga och har ett snyggt grafiskt användargränssnitt. Men visste du att du kan skapa din egen databas med Microsoft Access? I dagens Microsoft 365-guide visar vi dig hur.

Varför skapa en databas med Access?

Innan du börjar kommer vi att förklara varför du kanske vill skapa en kundtjänstdatabas med Access. Svaret är ganska enkelt. Det är lätt att göra med bara några få steg, och allt kommer att förformateras med dig. För småföretag som bara håller saker enkelt kan du använda det för att spåra uppdrag, prioritet, status, kunder och beslut. Om dina behov är mer komplexa kanske Access inte gör jobbet åt dig, men för mer grundläggande behov kommer det att fungera utmärkt eftersom det redan ingår som en del av ditt Microsoft 365-abonnemang.

Skapar kundtjänstdatabasen

För att komma igång med att skapa kundtjänstdatabasen måste du öppna Access och sedan klicka Ny. Du kommer att se en mängd olika mallar, men vi letar efter en kundtjänstdatabas. Rulla ned för att hitta den och klicka sedan på den. Access kommer att skapa databasen.

När du har skapat den vill du klicka Aktivera innehåll högst upp på skärmen. Sedan kan du börja ange dina uppgifter för ärendena och dina kunder. Du kan lägga till ett nytt fall genom att klicka på New Fall, och fyll sedan i formuläret. Det finns platser för ärendetitel, uppdragstagare, kund, prioritet, kategorier, status och mer. När du fyller i formulären får du popup-uppmaningar om att även fylla i kundinformation och personalinformation. Fyll i dessa för att göra det enkelt.

Om du bara vill hantera en lista över kunder eller anställda med denna databas, vill du klicka på Kundlista eller Personallista knappar. Detta öppnar dem i en ny flik.

Rapportcenter

När du fyller i mer och mer data i kundtjänstdatabasen kan du behöva vilja filtrera eller generera rapporter. Du kan göra detta väldigt enkelt. Det finns filterknappar för kategori, tilldelad till och status. Om du väljer dessa fält kommer de att ge dig möjlighet att filtrera exakt den information du letar efter. Du kan också använda funktionen Öppna diagram för att skapa användbara rapporter som öppna ärenden efter tilldelade till och förfallna ärenden.

Access har så mycket mer!

Även om vi just har berört kundtjänstdatabasen i Access, finns det mycket mer som kan användas och skapas. Du kommer att kunna skapa en Call tracker, bug tracker, inventory tracker, event manager och mycket mer. Det finns massor av mallar att utforska i Access, så kolla in det nu och låt oss veta dina tankar i kommentarerna.

FAQ

Vad används Microsoft Access till i företag?

Microsoft Access är ett program för att skapa databas som gör det möjligt för alla att enkelt underhålla och redigera en databas. Det är lämpligt för allt från små projekt till stora företag, och är ett mycket visuellt program. Detta gör det utmärkt för att utföra datainmatning, eftersom du inte behöver arbeta med tabeller och kalkylblad.

Hur använder jag Microsoft Office för webben?

Office för webbprogrammen ingår i de flesta Microsoft 365-planer. Klicka på ett dokument eller använd menyn Öppna med tre punkter i ett bibliotek för att öppna Word-, Excel-, PowerPoint-, OneNote- och PDF-filer i din webbläsare. Outlook-bilagor och mötesanteckningar i Lync Web App öppnas också i Office för webben.

Hur installerar jag Access 2010 fristående från kontoret hem och företag?

Om din installation av Office Home and Business innehöll en testversion av Office Professional, vill du först se till att du tar bort dessa testprogram innan du installerar Access 2010 fristående. För att göra detta kan du ta fram programlistan (lägg till/ta bort programlista) och välja din Office-svit. När du har valt det väljer du ändringsalternativen.

Inkluderar Microsoft 365 åtkomst?

Jag fick precis ett e-postmeddelande som informerade mig om att Microsoft 365 ersätter Office 365. Mitt Office 365-abonnemang inkluderar Access-databasen. Ingenstans i e-postmeddelandet eller reklaminformationen som jag har sett står det att Microsoft 365 inkluderar Access – i själva verket visar e-postmeddelandet ikoner för Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc – men Access finns INTE där.

Vilken är den senaste versionen av åtkomst i Office 365?

Uppdateringar fortsatte att dyka upp – den senaste versionen av Access i Office 365 släpptes i september 2020. Dessutom fortsatte Microsoft att utveckla datorbasprogramvaran och släppte Access 2019 i september 2018 som en del av Office 2019.

Är Microsoft Access fortfarande på kontoret?

Microsoft Office är nästan 30 år gammalt – det lanserades i november 1990. Det är inte många programvarupaket som har haft så lång livslängd. Microsoft-paketet har dock inte varit detsamma under åren. Vissa element läggs till, medan andra tas bort. En komponent i produktivitetssviten som fortfarande finns där är Microsoft Access.

Ingår Microsoft Access i Office 365?

Det säljs antingen som ett fristående verktyg eller medföljer som en del av Office Professional och andra premiumutgåvor av Microsofts affärsprogramsvit. Office 365-prenumerationer inkluderar Microsoft Access, men det är begränsat till ”endast PC.”

Är Microsoft Access ett bra val för småföretag?

Däremot kan medelstora och små företag lita på Microsoft Access för att hantera och bryta sina data.Microsofts Office-team säger: ”Access är en utmärkt databashanteringslösning för småföretag eftersom den gör insamling och lagring av data tillgänglig på skrivbordet – utan att behöva stöd från en IT-administratör.

Vad används Microsoft Access till?

Microsoft Access är ett databashanteringssystem (DBMS) som används för att lagra och hantera data. Access är en del av Microsoft 365-sviten och är gjord för affärs- och företagsanvändare.

Hur kan jag arbeta med Microsoft Office-dokument tillsammans?

Mer… När Word-, Excel-, PowerPoint- och OneNote-dokument lagras i dina Microsoft 365-bibliotek kan ni arbeta tillsammans med dem med hjälp av Office för webben, som öppnar dokumenten i en webbläsare. När du öppnar dokument i Office för webben kan dina lagkamrater öppna dem samtidigt.

Behöver du Excel eller Microsoft Office för webben?

Du kanske upptäcker att vissa personer i din organisation behöver den avancerade kartfunktionen i Excel-skrivbordsappen medan andra bara behöver visa och lätt redigera Word-dokument och PowerPoint-presentationer med Office för webben.