Jak używać programu Microsoft Access do tworzenia bazy danych obsługi klienta dla małej firmy

W ramach każdej małej firmy prawdopodobnie będziesz musiał śledzić swoich klientów. Zwykle oznacza to płacenie za system bazy danych klienta obsługi klienta, taki jak Streak CRM lub Monday.com. Usługi te są rzeczywiście świetne, ponieważ często są przyjazne dla użytkownika i mają ładny graficzny interfejs użytkownika. Czy wiesz jednak, że możesz stworzyć własną bazę danych za pomocą programu Microsoft Access? W dzisiejszym przewodniku po Microsoft 365 pokażemy, jak to zrobić.

Po co tworzyć bazę danych w programie Access?

Przed rozpoczęciem wyjaśnimy, dlaczego warto utworzyć bazę danych obsługi klienta za pomocą programu Access. Odpowiedź jest dość prosta. Wystarczy kilka kroków, a wszystko zostanie wstępnie sformatowane razem z Tobą. W przypadku małych firm, które po prostu utrzymują prostotę, możesz go używać do śledzenia zadań, priorytetów, statusu, klientów i rozwiązań. Jeśli Twoje potrzeby są bardziej złożone, program Access może nie wykonać zadania za Ciebie, ale w przypadku bardziej podstawowych potrzeb będzie działać świetnie, ponieważ jest już uwzględniony w ramach subskrypcji usługi Microsoft 365.

Tworzenie bazy obsługi klienta

Aby rozpocząć tworzenie bazy danych obsługi klienta, musisz otworzyć Access, a następnie kliknąć Nowy. Zobaczysz różne szablony, ale szukamy bazy danych obsługi klienta. Przewiń w dół, aby go znaleźć, a następnie kliknij. Access utworzy bazę danych.

Po utworzeniu będziesz chciał kliknąć Włącz zawartość u góry ekranu. Następnie możesz zacząć wprowadzać swoje dane dla spraw i swoich klientów. Możesz dodać nową sprawę, klikając Nnowy przypadek, a następnie wypełnij powstały formularz. Są miejsca na tytuł sprawy, cesjonariuszy, klienta, priorytet, kategorie, status i inne. Podczas wypełniania formularzy będą wyświetlane wyskakujące monity o podanie również informacji o klientach i pracownikach. Wypełnij je, aby uprościć sprawę.

Jeśli chcesz tylko zarządzać listą klientów lub pracowników za pomocą tej bazy danych, kliknij przycisk Lista klientów lub Lista zatrudnionych guziki. To otworzy je w nowej karcie.

Centrum raportów

W miarę uzupełniania coraz większej ilości danych w bazie danych obsługi klienta może się okazać, że będziesz musiał filtrować lub generować raporty. Możesz to zrobić naprawdę łatwo. Istnieją przyciski filtrowania kategorii, przypisane do i statusu. Jeśli wybierzesz te pola, dadzą Ci możliwość filtrowania dokładnych danych, których możesz szukać. Możesz również użyć funkcji Otwarte wykresy do tworzenia przydatnych raportów, takich jak Sprawy otwarte według przydzielonych do i Sprawy przeterminowane.

Access ma o wiele więcej!

Chociaż właśnie dotknęliśmy bazy danych obsługi klienta w programie Access, istnieje o wiele więcej możliwości, które można wykorzystać i stworzyć. Będziesz mógł stworzyć narzędzie do śledzenia połączeń, narzędzie do śledzenia błędów, narzędzie do śledzenia zapasów, menedżer wydarzeń i wiele więcej. W programie Access dostępnych jest wiele szablonów, więc wypróbuj je teraz i poinformuj nas o swoich przemyśleniach w komentarzach.

FAQ

Do czego służy Microsoft Access w biznesie?

Microsoft Access to program do tworzenia baz danych, który pozwala każdemu na łatwe utrzymanie i edycję bazy danych. Nadaje się do wszystkiego, od małych projektów po duże firmy, i jest bardzo wizualnym programem. Dzięki temu doskonale nadaje się do wprowadzania danych, ponieważ nie musisz pracować z tabelami i arkuszami kalkulacyjnymi.

Jak korzystać z pakietu Microsoft Office dla sieci Web?

Programy pakietu Office dla sieci Web są zawarte w większości planów platformy Microsoft 365. Kliknij dokument lub użyj menu Otwórz z trzema kropkami w bibliotece, aby otworzyć pliki programów Word, Excel, PowerPoint, OneNote i PDF w przeglądarce. Załączniki programu Outlook i notatki ze spotkań w aplikacji Lync Web App są również otwierane w pakiecie Office dla sieci Web.

Jak zainstalować autonomiczny program Access 2010 z domu biurowego i firmy?

Jeśli Twoja instalacja pakietu Office Home and Business zawierała wersję próbną pakietu Office Professional, najpierw upewnij się, że te aplikacje próbne zostały usunięte przed zainstalowaniem autonomicznego programu Access 2010. Aby to zrobić, możesz wyświetlić listę programów (dodaj / usuń listę programów) i wybrać pakiet Office. Po wybraniu wybierz opcje zmiany.

Czy platforma Microsoft 365 obejmuje dostęp?

Właśnie otrzymałem wiadomość e-mail z informacją, że Microsoft 365 zastępuje Office 365. Moja subskrypcja Office 365 obejmuje bazę danych Access. Nigdzie w wiadomości e-mail ani w informacjach promocyjnych, które widziałem, nie jest napisane, że Microsoft 365 zawiera program Access – w rzeczywistości wiadomość e-mail pokazuje ikony programów Outlook, Word, Excel, PowerPoint itp. – ale programu Access NIE ma.

Jaka jest najnowsza wersja dostępu w Office 365?

Nadal pojawiały się aktualizacje — najnowsza wersja programu Access w usłudze Office 365 została wydana we wrześniu 2020 r. Ponadto firma Microsoft nadal rozwijała oprogramowanie komputerowej bazy danych, wypuszczając program Access 2019 we wrześniu 2018 r. jako część pakietu Office 2019.

Czy Microsoft Access nadal jest w biurze?

Microsoft Office ma już prawie 30 lat – został uruchomiony w listopadzie 1990 roku. Niewiele pakietów oprogramowania cieszyło się tak długowiecznością. Jednak pakiet Microsoftu nie pozostał taki sam przez lata. Niektóre elementy są dodawane, a inne odrzucane. Jednym ze składników pakietu biurowego, który nadal istnieje, jest Microsoft Access.

Czy Microsoft Access jest zawarty w Office 365?

Jest sprzedawany jako samodzielne narzędzie lub jako część pakietu Office Professional i innych wersji premium pakietu oprogramowania biznesowego firmy Microsoft. Subskrypcje Office 365 obejmują Microsoft Access, ale są ograniczone do „tylko PC”.

Czy Microsoft Access to dobry wybór dla małych firm?

Jednak średnie i małe firmy mogą polegać na programie Microsoft Access do zarządzania swoimi danymi i ich wydobywania.Zespół Microsoft Office stwierdza: „Access to świetne rozwiązanie do zarządzania bazami danych dla małych firm, ponieważ umożliwia gromadzenie i przechowywanie danych dostępnych na komputerze — bez konieczności wsparcia ze strony administratora IT.

Do czego służy Microsoft Access?

Microsoft Access to system zarządzania bazami danych (DBMS) używany do przechowywania danych i zarządzania nimi. Access jest częścią pakietu Microsoft 365 i jest przeznaczony dla użytkowników biznesowych i korporacyjnych.

Jak mogę wspólnie pracować nad dokumentami Microsoft Office?

Więcej… Gdy dokumenty programów Word, Excel, PowerPoint i OneNote są przechowywane w bibliotekach Microsoft 365, możesz pracować nad nimi wspólnie za pomocą pakietu Office dla sieci Web, który otwiera dokumenty w przeglądarce internetowej. Gdy otwierasz dokumenty w Office dla sieci Web, Twoi koledzy z zespołu mogą je otwierać w tym samym czasie.

Potrzebujesz programu Excel lub Microsoft Office dla sieci Web?

Może się okazać, że niektóre osoby w Twojej organizacji potrzebują zaawansowanych funkcji tworzenia wykresów aplikacji klasycznej Excel, podczas gdy inne muszą tylko wyświetlać i lekko edytować dokumenty programu Word i prezentacje programu PowerPoint za pomocą pakietu Office dla sieci Web.