Πώς να χρησιμοποιήσετε τις προτεραιότητες στο Microsoft Planner

Το Microsoft Planner έχει ενημερωθεί για να υποστηρίζει ένα αποκλειστικό πεδίο προτεραιότητας για όλες τις εργασίες. Προηγουμένως, πολλοί χρήστες του Planner διαμόρφωσαν με μη αυτόματο τρόπο τις ετικέτες ώστε να λειτουργούν ως επιλογές προτεραιότητας. Η χρήση των ετικετών για την αναπαράσταση προτεραιοτήτων είναι πλέον περιττή, καθώς το νέο πεδίο του Planner σάς παρέχει τέσσερις επιλογές προτεραιότητας εντός της ίδιας της εφαρμογής.

Οι χρήστες Planner θα πρέπει τώρα να βλέπουν το πεδίο Προτεραιότητα να εμφανίζεται σε όλες τις εργασίες. Οι διαθέσιμες προτεραιότητες επισημαίνονται ως Επείγουσες, Σημαντικές, Μεσαίες και Χαμηλές. Κάθε εργασία ξεκινά με μια προεπιλεγμένη προτεραιότητα Medium.

Για να αλλάξετε την προτεραιότητα μιας εργασίας, κάντε κλικ σε αυτήν για να ανοίξετε την προβολή λεπτομερειών εργασίας. Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Προτεραιότητα για να ορίσετε τη νέα προτεραιότητα. Οι Επείγουσες και Σημαντικές προτεραιότητες θα προσθέσουν ένα νέο εικονίδιο στις εργασίες στον πίνακα Planner σας. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε πάντα να βλέπετε εάν έχετε εργασίες υψηλής προτεραιότητας να αντιμετωπίσετε.

Ένα από τα πλεονεκτήματα της χρήσης ενσωματωμένων προτεραιοτήτων αντί για Ετικέτες είναι ότι το Planner έχει πλέον επιπλέον επιλογές προβολής για την υποστήριξη Προτεραιοτήτων. Υπάρχει μια νέα επιλογή “Ομαδοποίηση κατά” για προτεραιότητες, η οποία σας επιτρέπει να οπτικοποιήσετε πόσες εργασίες έχετε σε κάθε προτεραιότητα. Οι επείγουσες εργασίες εμφανίζονται στα αριστερά του πίνακα, ενώ οι εργασίες χαμηλής προτεραιότητας εμφανίζονται στα δεξιά.

Οι προτεραιότητες εμφανίζονται επίσης στην οθόνη γραφημάτων του Planner. Η προβολή εργασιών στη δεξιά πλευρά της σελίδας διαχωρίζει πλέον τις εργασίες σε ομάδες με βάση την προτεραιότητά τους, δίνοντάς σας ακόμη μεγαλύτερη ορατότητα στη σχετική σημασία των διαφορετικών εργασιών.

Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες δυνατότητες του Planner, η χρήση των Προτεραιοτήτων είναι εντελώς προαιρετική. Εάν δεν τις χρειάζεστε ή είστε ευχαριστημένοι με τις ετικέτες, μπορείτε να τις αγνοήσετε και να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη προτεραιότητα “Μεσαίο” για κάθε εργασία. Ωστόσο, οι προτεραιότητες μπορεί να είναι χρήσιμες για τη διατήρηση της τάξης σε πολυάσχολους πίνακες, επιτρέποντας σε όλους να δουν με μια ματιά τι πρέπει να εργαστεί στη συνέχεια.

FAQ

Τι είναι ένα παράδειγμα προτεραιότητας;

Για παράδειγμα, μπορεί να είναι σημαντικό για εσάς να ολοκληρώσετε ένα προσχέδιο έργου μέχρι το τέλος της ημέρας. Έτσι, η #1 προτεραιότητα σας είναι «ολοκλήρωση του προσχέδιο του έργου».Για να διασφαλίσετε ότι αυτή η δραστηριότητα είναι πραγματικά η πιο σημαντική, αρχίστε να τη συγκρίνετε με άλλες εργασίες που βρίσκονται επίσης στη λίστα με τις κορυφαίες προτεραιότητές σας.

Πώς δίνετε προτεραιότητα σε εργασίες που έχουν τις ίδιες προτεραιότητες;

Πώς δίνετε προτεραιότητα σε εργασίες που έχουν τις ίδιες προτεραιότητες; Η απάντηση είναι απλή — χρησιμοποιώντας σχετική προτεραιότητα. Η σχετική προτεραιότητα λειτουργεί σταθμίζοντας τη σημασία κάθε εργασίας σε σύγκριση με άλλες εργασίες στη λίστα. Στη συνέχεια, παραγγέλνοντας τις εργασίες με βάση αυτό το βάρος. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε δέκα αντικείμενα εργασίας. Αντιστοιχίστε έναν αριθμό από το 1-10 σε κάθε εργασία.

Πώς βάζω στόχους και προτεραιότητες;

Οι γραπτοί στόχοι και οι προτεραιότητες σας επιτρέπουν επίσης να βλέπετε (και να γιορτάζετε!) την πρόοδό σας. Ακολουθεί ένα γενικό σύστημα δύο βημάτων για τον καθορισμό προτεραιοτήτων. Αρχικά, θα πρέπει να προσδιορίσετε τους στόχους σας. Στη συνέχεια, θα θελήσετε να οργανώσετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας εστιάζοντας στις πιο «μπαμ για τα χρήματα» εργασίες. Ας βουτήξουμε σε καθένα από αυτά τα βήματα με περισσότερες λεπτομέρειες.

Πώς να βάλετε προτεραιότητες στη ζωή;

Τελικά, ο καθορισμός προτεραιοτήτων είναι μια άσκηση αυτογνωσίας. Πρέπει να ξέρετε ποιες εργασίες θα αντιμετωπίζετε ως ευχαρίστηση και ποιες όπως τα βασανιστήρια, ποιες εργασίες οδηγούν στους στόχους σας και ποιες σας παρασύρουν ή, στην καλύτερη περίπτωση, σας κάνουν να γυρίσετε τους τροχούς σας και να μην πάτε πουθενά.

Πώς να ιεραρχήσετε τις εργασίες σε μια λίστα;

Για να μπορέσετε να δώσετε προτεραιότητα σε εργασίες, πρέπει να κατηγοριοποιήσετε κάθε εργασία στην κύρια λίστα σας σε μία από αυτές τις τέσσερις κατηγορίες: Το πλαίσιο “Do, Defer, Delegate, Delete” ονομάζεται επίσης 4D της διαχείρισης χρόνου.

Ποιες είναι οι κορυφαίες προτεραιότητές σας στη δουλειά;

Μια καλή απάντηση θα δηλώσει ότι οι κορυφαίες προτεραιότητές σας είναι οι πιο επείγουσες εργασίες που συμβάλλουν στους κύριους στόχους της εταιρείας. Δείξτε ότι είστε ευέλικτοι, μπορείτε να αναλάβετε νέες εργασίες και να προσαρμοστείτε σε απροσδόκητα δύσκολες εργασίες. Συζητήστε τον προγραμματισμό της επόμενης ημέρας και τη χρήση διαχείρισης χρόνου για να διασφαλίσετε την ολοκλήρωση των διαφορετικών εργασιών σας.

Πώς ιεραρχείτε την εργασία σας;

Η απάντηση είναι απλή — χρησιμοποιώντας σχετική προτεραιότητα.Η σχετική προτεραιότητα λειτουργεί σταθμίζοντας τη σημασία κάθε εργασίας σε σύγκριση με άλλες εργασίες στη λίστα. Στη συνέχεια, παραγγέλνοντας τις εργασίες με βάση αυτό το βάρος. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε δέκα αντικείμενα εργασίας. Αντιστοιχίστε έναν αριθμό από το 1-10 σε κάθε εργασία. Και σε ελάχιστο χρόνο, θα έχετε μια λίστα εργασιών με προτεραιότητα.

Τι είναι η προτεραιότητα στη διαχείριση έργων;

Η ιεράρχηση είναι μια μεθοδολογία που καθορίζει το επίπεδο του επείγοντος και της σημασίας ενός συγκεκριμένου έργου, γεγονότος ή πράγματος. Οι εργασίες υψηλής προτεραιότητας ταξινομούνται και ολοκληρώνονται πριν από ασήμαντες εργασίες. Η εκμάθηση του τρόπου ιεράρχησης των εργασιών σάς βοηθά να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το χρόνο σας.

Ξέρεις πώς να βάζεις προτεραιότητα στη ζωή σου;

Όταν μάθετε πώς να βάζετε προτεραιότητες στη ζωή σας, μπορείτε να κάνετε πράξη τις βασικές σας αξίες. Δεσμεύεστε στους μακροπρόθεσμους στόχους σας και χτίζετε τη ζωή που θέλετε. Δοκιμάστε μερικές από αυτές τις προσεγγίσεις για να αρχίσετε να βάζετε τις προτεραιότητές σας πρώτα, ακόμα και όταν εμφανίζονται περισπασμοί. 1. Αναπτύξτε μια προσωπική φιλοσοφία ηγεσίας

Ποιες πρέπει να είναι οι καθημερινές σας προτεραιότητες;

Θα έχετε καθημερινές προτεραιότητες, όπως το να παίρνετε τα παιδιά στο σχολείο, και θα πρέπει επίσης να έχετε καθημερινές ενέργειες με συγκεκριμένο στόχο – όλες αυτές πρέπει να ιεραρχούνται σε ένα απρόσκοπτο σύνολο στοιχείων ενεργειών για να βεβαιωθείτε ότι η καθημερινή σας ζωή δεν παίρνει υπεροχή έναντι των στόχων σας και το αντίστροφο.

Γιατί είναι σημαντικό να τίθενται προτεραιότητες;

Ο καθορισμός προτεραιοτήτων είναι απαραίτητος για να δοθεί προσοχή και να επιτευχθούν στόχοι στους κρίσιμους τομείς της ζωής. Σας βοηθούν να κάνετε επιλογές, να πάρετε σημαντικές αποφάσεις και να ξεκαθαρίσετε την πορεία της ζωής σας. Ακολουθεί μια λίστα με προτεραιότητες που οι περισσότεροι άνθρωποι θεωρούν απαραίτητο να ακολουθήσουν για να κάνουν τη ζωή εμπλουτισμένη και ευτυχισμένη.

Πώς να θέσετε προτεραιότητες για να είστε παραγωγικοί και συγκεντρωμένοι;

Το κλειδί για να παραμείνετε παραγωγικοί και συγκεντρωμένοι είναι να θέσετε προτεραιότητες που μεγιστοποιούν το χρόνο σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια διανοητική εικόνα για το τι θέλετε να πετύχετε στη ζωή και να προγραμματίσετε τις εργασίες σας ώστε να ευθυγραμμιστούν με αυτήν την εικόνα. Κάνοντας αυτό, οι προτεραιότητές σας θα αντικατοπτρίζουν τους στόχους σας και θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε αποτελεσματικά σε καλό δρόμο.Γιατί είναι σημαντικό να θέτεις προτεραιότητες;

Πώς χρησιμοποιείτε την προτεραιότητα σε μια πρόταση;

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λέξη “Προτεραιότητα” με παραδειγματικές προτάσεις. «Η κύρια προτεραιότητά του είναι να κρατήσει την οικογένειά του ασφαλή». «Η βοήθεια προς τα θύματα του τυφώνα είναι πρώτη προτεραιότητα». «Θα φτάσει στις εργασίες χαμηλής προτεραιότητας αργότερα». «Πρέπει να καθορίσει τις προτεραιότητές του πριν βρει άλλη δουλειά».

Ποιες είναι οι προτεραιότητές σας;

Προτεραιότητα είναι κάθε σημαντική επιθυμία ή ανησυχία που έρχεται πρώτη πριν από οποιαδήποτε άλλη εργασία. Και όταν καταλάβετε την ιεραρχία και τα επίπεδα των προτεραιοτήτων σας, θα μάθετε ότι τα πράγματα δεν χρειάζεται να γίνονται όλα ταυτόχρονα. Αντίθετα, γίνεστε πιο πειθαρχημένοι με το χρόνο και την προσπάθειά σας όταν έχετε ορίσει μια οργανωμένη λίστα προτεραιοτήτων.