Tipps und Tricks zur optimalen Nutzung von Outlook.com

Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist, wenn Sie Microsoft 365 nutzen, müssen Sie sich im Rahmen Ihres Betriebs auf Outlook im Web verlassen. Aber während die Pandemie immer noch tobt, schlagen viele große und kleine Unternehmen immer noch vor, dass ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Das bedeutet, dass Sie wahrscheinlich mehr Zeit in Ihrem Posteingang verbringen. Deshalb sehen wir uns heute einige Tipps und Tricks an, um Outlook.com optimal zu nutzen

Organisieren Sie Ihren Posteingang

Zuerst auf unserer Liste sind einige Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu organisieren. Wir empfehlen, den Posteingang mit Relevanz zu aktivieren. Es ist normalerweise standardmäßig aktiviert, aber Sie können es aktivieren, indem Sie auf das Einstellungszahnrad in der oberen linken Ecke des Bildschirms und dann auf den Kippschalter für klicken Fokussierter Posteingang. Mit dem fokussierten Posteingang filtert Outlook die Nachrichten, die es für am wichtigsten hält. Sie können jederzeit zu den unwichtigen Nachrichten wechseln, indem Sie auf das O klickendort Sektion.

Während Sie hier sind, können Sie auch Ihren Posteingang filtern. Selbst wenn der Posteingang mit Relevanz aktiviert ist, erhalten Sie immer noch einige Nachrichten, die nicht auf Sie zutreffen. Verwenden Sie also ruhig die Filterfunktionen. Drücke den Filter Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Posteingangs, um unsere Nachrichten zu filtern. Sie können nach ungelesen, an mich, markiert, Erwähnungen, Anhänge, sortieren und vielem mehr filtern.

Trainieren Sie Ihren fokussierten Posteingang

Wenn Ihr fokussierter Posteingang nicht genau fokussiert ist und Nachrichten in angezeigt werden Sonstiges Stattdessen gibt es eine Möglichkeit, Dinge zu bereinigen. Für unseren zweiten Tipp empfehlen wir, Ihren fokussierten Posteingang zu trainieren, indem Sie Nachrichten zwischen ihnen verschieben. Klicken Sie dazu auf die Nachricht von Sonstiges und klicken Sie dann auf die Ziehen nach Schaltfläche oben auf dem Bildschirm. Wählen Sie dort aus Wechseln Sie immer zum fokussierten Posteingang. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Nachrichten von diesem Absender immer an Ihren fokussierten Posteingang gesendet, um ihn anzuzeigen.

Probieren Sie Tastaturkürzel aus

Möchten Sie während Ihres arbeitsreichen Tages Zeit sparen, wenn Sie Outlook.com verwenden? Warum nicht einige Tastaturkürzel verwenden, anstatt die Maus ziehen zu müssen. Genau wie Word, Excel und PowerPoint verfügt Outlook im Web über einige Tastenkombinationen für allgemeine Funktionen. Mit diesen Verknüpfungen können Sie etwas Zeit sparen und vielleicht mehr Arbeit erledigen. Werfen Sie einen Blick auf die obige Tabelle und überprüfen Sie die vollständige Liste hier bei Microsoft.

Fühlen Sie sich verloren? Suchen Sie nach Einstellungen für Hilfe

Wenn Sie ein Neuling bei Outlook.com sind, können Sie sich leicht verirren. Möglicherweise wissen Sie nicht, wie Sie eine Einstellung für etwas ändern, das sich auf Ihren Posteingang, das Lesen von Nachrichten, das Senden von Nachrichten oder mehr bezieht. Nun, Microsoft hält Ihnen den Rücken frei. Über das Einstellungszahnrad in der oberen rechten Ecke des Bildschirms können Sie nach allgemeinen Einstellungen suchen. Dazu gehören das Wechseln von Themen, Teilen, Weiterleiten, Zeitzonen und vieles mehr. Sie können auch auf den Link klicken, um alle Outlook-Einstellungen anzuzeigen. Es ist unten verfügbar.

Erstellen Sie eine Signatur oder setzen Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung

Abschließend auf unserer Liste sind zwei Dinge, die für Sie nützlich sein werden. Die erste besteht darin, eine Signatur zu erstellen, und die zweite darin, eine Abwesenheitsbenachrichtigung festzulegen. Das Erstellen einer Signatur verleiht Ihren E-Mails eine persönliche Note, und Abwesenheitsbenachrichtigungen antworten automatisch auf Nachrichten, wenn Sie nicht für die Arbeit verfügbar sind.

Um eine Signatur einzurichten, gehen Sie zu die Einstellungen Menü und wählen Sie dann Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Klicken Sie von dort aus Post gefolgt von Verfassen und antworten. Auf dieser Seite können Sie eine Signatur erstellen, die automatisch zu Ihren E-Mail-Nachrichten hinzugefügt wird. Sie können es auch in neue Nachrichten einfügen, die Sie verfassen, oder Nachrichten, die Sie weiterleiten oder beantworten.

Um schließlich eine Abwesenheitsbenachrichtigung einzurichten, können Sie zurück zu gehen die Einstellungen Menü und wählen Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Klicken Sie von dort aus Post, und dann Automatische Antworten. Wählen Sie das Kontrollkästchen aus, um die automatischen Antworten zu aktivieren, und geben Sie dann eine Uhrzeit und ein Datum ein, an dem Antworten gesendet werden sollen, und geben Sie dann Ihre Nachricht ein (über Abwesenheit) und klicken Sie dann auf Speichern.

Weitere Informationen finden Sie in unseren anderen Anleitungen!

Im vergangenen Jahr haben wir viele andere Themen im Zusammenhang mit Microsoft 365 behandelt. Wir empfehlen Ihnen, sie sich in unserem speziellen News-Hub anzusehen. Einige Themen beinhalten, wie Sie Meetings verwalten, Microsoft To Do mit Outlook verwenden und mehr. Teilen Sie uns auch gerne mit, wie Sie Outlook verwenden, indem Sie uns unten einen Kommentar hinterlassen.