Slik bruker du Microsoft Planner for å forbedre arbeidsflyten din

MS Office

Hvis arbeidsplassen eller bedriften din abonnerer på Microsoft Office 365, er det mange flotte verktøy du kan bruke for å forbedre effektiviteten. Vi har allerede vært inne på noen av disse, inkludert Teams, Outlook, OneDrive, samt OneNote. Nå er det imidlertid på tide å rette oppmerksomheten mot Microsoft Planner.

Et prosjektstyringsverktøy, Planner ligner på gratis eller betalte tjenester Trello eller Asana. Den kommer uten ekstra kostnad og er innebygd rett inn i Office 365, og kan hjelpe organisasjonen din med å holde styr på viktige oppgaver og forbedre arbeidsflytene. Her er mer om hvordan vi bruker det på WindoQ, og en guide for hvordan du også kan bruke det på din egen arbeidsplass.

Lag kategorier for forskjellige oppgaver med «bøtter»

I hjertet av Planner-opplevelsen er noen ting kjent som «planen», «bøtter» og «brett». For det første er et brett det som er hjemmet til planen din, eller listen over oppgaver. Når du har opprettet en plan under Planner med (+)-knappen på sidefeltet, vil du ha et nytt brett. Du kan deretter opprette forskjellige «bøtter» i styret for å organisere ulike typer oppgaver.

Du kan gjøre dette ved å trykke på lenken «Legg til ny bøtte» øverst på tavlen. Her på WindoQ bruker vi Planner for å spore nyhetsdekningen vår. Vi har også forskjellige tavler for våre andre typer dekning, inkludert Office 365 og veiledninger. Vanligvis har vi også bøtter for historieideer, nyhetssaker, DIBS, samt en spesiell bøtte for redaktører for å markere ferdige historier.

Når du har lagt til en bøtte, er det en egen (+)-knapp under navnet på bøtten. Dette lar deg opprette et nytt oppgavekort og angi en forfallsdato, eller tilordne det til et teammedlem. Vi har mer om det nedenfor.

En titt på et eksempeltavle i Microsoft Planner

Spor oppgaver ved å angi fremdrift, datoer, legge til detaljer på kort og mer

Det er mange måter du kan utnytte oppgavekort i Planner til din produktivitetsfordel.Du kan bruke rullegardinmenyen til å flytte den til ulike bøtter, endre fremdriften og angi startdato og forfallsdato. Du kan også skrive inn en beskrivelse for å fortelle kollegene dine hva du jobber med. på. For enkelhets skyld finnes det til og med en sjekkliste som kan hjelpe med å spore fremdriften til det som er tildelt.

Enda bedre, det er også en «Legg til vedlegg»-knapp som du kan bruke til å sette inn filer eller lenker som vil være synlige på selve kortet. Vi bruker ofte denne funksjonen her på WindoQ for å dele lenker til kilder for alle artikler vi skriver om.

I tillegg er det forskjellige fargede «etiketter» som går langs siden av hvert oppgavekort. Totalt seks er tilgjengelige, og du kan tilpasse navnet for hver enkelt. Dette vil få til å feste en fargeetikett på siden av kortet, og bidra til å gi en visuell pekepinn på hva kortet betyr. For oss her i WindoQ bruker vi «høy prioritet» og «lav prioritet» etiketter.

Et eksempelkort i Microsoft Planner

Bruk filtre eller grupper etter funksjon for å hjelpe deg med å finne ut hva som betyr noe

Etter hvert som du legger til flere og flere oppgaver og bøttelister i planleggeren, kan det bli vanskelig å spore hva som skjer. Heldigvis er det en filterfunksjon som kan hjelpe. Tilgjengelig øverst til høyre i vinduet, vil dette la deg filtrere ut oppgaver bare basert på navnet ditt — eller navnet på kollegaen din.

Som et alternativ kan du også bruke «Grupper etter»-funksjonen for å endre utseendet til bøttelistene. Dette vil tillate deg å gruppere etter personen oppgaven er tildelt, etter fremdriften eller etter forfallsdatoer og etiketter.

Alternativet «Tildelt til» under Grupper etter

Prøv ut diagrammer for å få et analytisk blikk på fremgangen din

Planleggeren kan til tider bli rotete, og (som sjef eller leder) får du kanskje ikke alltid se hva som jobbes med, og hvem som er på hvilken spesifikk oppgave. Heldigvis har Microsoft en fin liten funksjon innebygd i Planner som kan hjelpe.

Fra den øverste menylinjen, ved siden av navnet på planen, vil du se et ikon som ser ut som en graf.Hvis du klikker på dette, vil det bytte deg til en kartmodus. Du kan se den totale statusen til planer, og flere detaljer om hvilke oppgaver som er startet, pågår, sent eller fullført. Du kan også se antall oppgaver per bøtte, og antall oppgaver per medlemmer. En liste er også synlig på siden, med alle tilgjengelige bøtteelementer.

En lignende funksjon er også tilgjengelig for alle i teamet for å visuelt se oppgavene deres på tvers av alle planer og bøtter. Bare klikk på sirkelikonet på venstre sidefelt for å utløse en oversiktsside. Du får en visuell oversikt over hvor mange oppgaver du har igjen, og mer.

Diagrammer i Planner

Hvordan vil du bruke Planner?

Som du kan se, er Planner et veldig kraftig verktøy. Det er mer enn én måte du kan bruke den til å eliminere kaoset og bedre administrere oppgavene i arbeidsmiljøet ditt. Den er innebygd rett i Office 365, og du kan få alt du trenger for å administrere teamet ditt uten å måtte bekymre deg for å måtte bytte mellom ulike tjenester eller apper. Tror du du kommer til å bruke Planner i din bedrift? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.

FAQ

Hvordan legger jeg til oppgaver i Microsoft Planner?

Lær hvordan du bruker Planner effektivt ved å legge til oppgaver ved å bruke trinnene nedenfor. Etter at du har klikket på «Opprett plan», vil Microsoft Planner automatisk åpne planen. Klikk på «Legg til oppgave» under «Å gjøre». Vent til popup-vinduet vises og skriv inn et oppgavenavn.

Hvordan endrer jeg rekkefølgen på oppgaver i Microsoft Planner?

For å endre oppgavegrupperingene, klikk på «Grupper etter bøtte»-knappen øverst til høyre i Microsoft Planner-grensesnittet. Velg en annen egenskap å gruppere oppgavene dine etter, så omorganiseres de automatisk. Hvis du for eksempel velger «Prioritet», vil oppgavene dine bli gruppert i nye prioritetsområder.

Hvordan får jeg Planner-appen på Microsoft Teams?

Tasks-appen i Teams: Planner integreres med Teams gjennom Tasks-appen, som vises i Teams venstre sideskinne. For å få appen, velg Butikk, søk etter «Planner» og velg appen.Vi foreslår å feste den til sideskinnen din også (høyreklikk på appen for å gjøre det).

Hvordan bruker jeg Microsoft Planner effektivt?

Lær hvordan du bruker Planner effektivt ved å legge til oppgaver ved å bruke trinnene nedenfor. Etter at du har klikket på «Opprett plan», vil Microsoft Planner automatisk åpne planen. Klikk på «Legg til oppgave» under «Å gjøre». Vent til popup-vinduet vises og skriv inn et oppgavenavn. Trykk «Angi forfallsdato» for å opprette en frist.

Hvordan lager jeg en Microsoft Planner i Microsoft Teams?

I Microsoft Teams bruker du navigeringen til venstre for å komme til teamet der du vil lage en plan. Legg til en Microsoft Planner-fane Øverst i teamet klikker du på plusstegnet for å legge til en fane. Velg Planlegger fra listen over faner.

Hva er Office 365-planlegger?

Vi er glade for å introdusere en helt ny opplevelse i Office 365— Office 365 Planner, som gir folk en enkel og svært visuell måte å organisere teamarbeid på. Planner gjør det enkelt for teamet ditt å lage nye planer, organisere og tildele oppgaver, dele filer, chatte om det du jobber med og få oppdateringer om fremdrift.

Hvordan planlegger jeg oppgaver i Microsoft Planner?

Velg Legg til oppgave. Velg Tidsplan. I Planner – velg Mine oppgaver i venstre rute. I Microsoft To-Do – slå på Tildelt til meg for å se Planner-oppgavene dine.

Hvordan bruker jeg planleggerfanen i Microsoft Teams?

Legg til en Planner-fane i Teams for å gjøre det praktisk å samarbeide med teamet ditt om planen din, ha samtaler og dele filer på ett sted. Velg Legg til ny bøtte og skriv inn et navn. Velg + og gi oppgaven et navn. Velg Angi forfallsdato og velg en dato. Velg Tilordne og velg et teammedlem. Velg Legg til oppgave.

Hvordan lager jeg en kopi av en Microsoft Planner Plan?

Velg Legg til oppgave. Velg Tidsplan. I Planner – velg Mine oppgaver i venstre rute. I Microsoft To-Do – slå på Tildelt til meg for å se Planner-oppgavene dine. Velg de tre prikkene … Velg Kopier plan.

Hvordan legger jeg til en oppgave i en plan?

Mindre Når du har startet en plan, kan du legge til oppgaver for å liste opp hva som må gjøres. Skriv inn et oppgavenavn i boksen under Å gjøre, og velg deretter Legg til oppgave. Tips: For å vise flere oppgaver raskt, skriv inn et oppgavenavn i boksen under Å gjøre, trykk Enter og fortsett å skrive for å legge til neste oppgave.

Hvordan bruker jeg Microsoft Teams til å organisere oppgavene mine?

Hvis du bruker Microsoft Teams, kan du organisere oppgavene dine ved å legge til én eller flere Planner-faner i en teamkanal. Du kan deretter jobbe med planen din fra Teams eller i Planner for web, fjerne eller slette planen din, og bli varslet i Teams når en oppgave blir tildelt deg i Planner. Finn ut hvordan du: Legger til en Planner-fane til en teamkanal

Hvordan bruker jeg Microsoft Planner i Microsoft Teams?

Bruk Planner i Microsoft Teams 1 Legg til en Planner-fane til en teamkanal. Merk: Du kan ikke legge til en Planner-fane til en privat kanal i Teams. … 2 Arbeid med planen din i Teams. … 3 Åpne din Teams-lagde plan i Planner eller Teams. … 4 Fjern en Planner-fane eller slett en plan. … 5 Få varsler om Planner-oppdrag i Teams. …

Hvordan fungerer Microsoft Planner med Microsoft 365?

Microsoft 365 kobler også Planner med Microsoft To Do, SharePoint, Power Automate og andre apper for effektiv oppgavebehandling. Planner og Microsoft Teams fungerer godt sammen. Oppgaver-appen i Microsoft Teams kombinerer alle teamoppgavene dine fra Planner og individuelle oppgaver fra Microsoft To Do med avanserte samarbeidsverktøy.

WindoQ