Si su administrador de TI lo ha habilitado, es posible que observe una experiencia de «Turnos» en Microsoft Teams. Esta es una herramienta de administración de horarios destinada a gerentes y trabajadores de primera línea (que son aquellas personas que entran en contacto directamente con los clientes o el público en general). Se incluye con los planes de Teams sin costo adicional y también reemplaza la antigua experiencia de Microsoft Staff Hub. .
Pero no es solo para los trabajadores de primera línea. Con Turnos, los gerentes pueden armar horarios, intercambiar turnos, crear grupos, solicitar tiempo libre e incluso controlar el tiempo. La función puede ser bastante útil para las pequeñas empresas, ya que está muy optimizada para la experiencia de Microsoft Teams. Aquí hay una descripción completa de cómo puede comenzar a administrar sus horas y horarios de trabajo y los de sus empleados.
Abrir la aplicación Shifts y comenzar a administrar nuevos turnos
Para comenzar, deberá abrir la aplicación Shifts. Está integrado en el lado izquierdo de Teams. Si no lo ves allí, tendrás que hacer clic en … Más aplicaciones y búscalo en la lista. Una vez allí, verá una lista de turnos que se le han asignado para la semana actual. Si no hay nada, entonces necesita que un gerente o administrador le asigne un turno, o pedirles que agreguen uno a través de la aplicación.
Estamos a punto de discutir cómo los gerentes o administradores pueden hacer eso a continuación, pero tenga en cuenta que estos próximos pasos generalmente están destinados solo a gerentes o aquellos con los permisos de administrador correctos. Gerentes solo puede crear una programación en Turnos si se configura como propietario del equipo de Office 365. Todos los demás seguirán teniendo acceso a Turnos, pero solo tendrán opciones para ver su propio turno de la semana o administrar el tiempo libre y otras solicitudes.
Si es gerente y tiene los permisos adecuados, para continuar con la creación de un turno, querrá elegir Crear de la lista de equipos en la página. Una vez que seleccione Crear se le pedirá que seleccione una zona horaria para el turno. Si está trabajando en todo el mundo, ya que estamos aquí en WindoQ, es posible que desee elegir una zona horaria que todos puedan entender. Mientras escribimos sobre Microsoft, usamos la zona horaria del Pacífico, en la que se encuentra la empresa de Redmond, Seattle.
Luego querrá darle a Teams algo de tiempo para crear un cronograma. Cuando haya terminado, se le pedirá que realice un recorrido. Esto le muestra cómo puede agregar miembros del equipo, crear turnos y más. Vamos a entrar en los que en las siguientes secciones.
Cómo los gerentes pueden crear turnos y horarios
Los gerentes y aquellos con los permisos correctos de Office 365 pueden crear turnos y horarios para los empleados con Turnos en Microsoft Teams. Esto se puede hacer haciendo clic en el botón «agregar personas al grupo». Este icono aparece como una imagen de una persona en el extremo derecho de la pantalla. Podrá agregar a cualquier persona al turno y horario siempre que tenga un perfil válido en su plan de Office 365.
Una vez que se «agrega» a alguien al grupo, puede crear un turno para él. Para hacer esto, simplemente haga doble clic en un espacio vacío en su horario para la semana. Por defecto, este horario se dividirá en los días de la semana. Desde allí, puede hacer doble clic en un día específico y completar algunos detalles sobre el turno específico. Esto incluye las horas de inicio y finalización, un color para un tema (o actividad) específico, algunas notas sobre para qué es el turno. También puede agregar algunas actividades más específicas que no están cubiertas haciendo clic en el Agregar actividad botón.
Una vez hecho esto, el turno se puede agregar al horario haciendo clic en el Ahorrar botón. Siempre puede volver atrás y editar los detalles haciendo clic con el botón derecho en el cronograma y eligiendo Editar turno. Si también desea copiarlo para otro día (lo que hacemos porque tenemos muchos turnos de escritura similares aquí en WindoQ), puede hacer clic con el botón derecho, elegir Copiar y luego haga clic derecho donde desea colocar el turno y elija Pegar.
Si desea personalizar un poco el horario, puede ingresar un nombre o detalles adicionales en el cuadro que se encuentra arriba de los turnos. También puede agregar algunas notas debajo del Notas del día sección para darse a sí mismo alguna información adicional.
También puede crear algunos turnos abiertos haciendo clic en el área Turnos abiertos. Esto le permitirá crear turnos «gratuitos» antes de asignarlos a sus otros miembros. Cuando cree un turno abierto, podrá asignarlo a los miembros del equipo. Simplemente haga clic en el … debajo de él, y elija Asignar turno abierto.
También hay controles adicionales para filtrar la vista por miembros, imprimir la vista actual o cambiar la vista según los turnos, la disponibilidad o los grupos. Incluso puede cambiar a una vista de día, semana o mes, si es necesario.
Compartiendo turnos con tu Equipo
Una vez que se crea un turno, no se vuelve oficial ni aparece en la versión de Teams de su empleado hasta que se comparte. Puede hacer esto haciendo clic en el púrpura compartir con el equipo botón en la parte superior derecha de la pantalla. Esto le dará controles adicionales sobre cómo compartirlo con los miembros del equipo. Verá algunas opciones para seleccionar los días que desea compartir con los miembros del equipo. Siéntase libre de seleccionar un rango que desee incluir. También serán casillas de verificación para notificar a todo el equipo (que son todos los que figuran en el cronograma) o solo a las personas que se han visto afectadas (las personas a las que acaba de asignar turnos).
Gestionar o hacer tiempo libre y otras solicitudes
Turnos y horarios creados, sus usuarios y empleados de Teams tendrán nuevas opciones para ver su horario al hacer clic en la sección Turnos de Teams. Sin embargo, además de ver su horario, también pueden solicitar tiempo libre y realizar otras solicitudes. Esto se hace haciendo clic en el icono en la esquina superior derecha de la pantalla que tiene forma de reloj con un signo de interrogación.
Los usuarios pueden presentar una solicitud de tiempo libre y luego verificar el estado del mismo. También pueden cancelarlo, si es necesario.También pueden solicitar cambiar su turno o hacer una oferta por otro también. Hay una buena interfaz de usuario que les permite elegir un motivo, dejar una nota para esto, como se ve arriba.
Como gerente o administrador, será usted quien apruebe estas solicitudes. Puede hacerlo haciendo clic en el botón Peticiones pestaña debajo de Turnos. Lo verás debajo En progreso. Luego puede verificarlo en el lado derecho de la pantalla. Habrá opciones para que lo apruebe o lo niegue, como hemos dejado arriba. Cuando aprueba como administrador, el usuario recibirá una notificación al respecto.
Configuración del reloj de tiempo en turnos
El aspecto final de Shifts in Teams que cubriremos es el reloj de tiempo. Esta opción de reloj de tiempo permitirá que sus empleados marquen la entrada y la salida usando sus dispositivos móviles. Como administrador, también puede configurar la detección de ubicación opcional. Esto detectará dónde están los empleados cuando registran su entrada y salida. Esta configuración se puede cambiar o eliminar en cualquier momento haciendo clic en la pestaña Configuración en Turnos en Teams. Verás un Comenzar configuración botón allí para configurarlo.
Sus empleados pueden usar el Reloj de tiempo en Microsoft Teams en sus dispositivos móviles iOS o Android. Cuando hagan clic en él, podrán entrar en el reloj y luego salir del reloj para los descansos al volver a visitar la aplicación Teams. También tendrán una opción para confirmarlo. Luego podrá exportarlo como una hoja de cálculo de Excel y verificarlo y descargar el informe de entradas y salidas a través del mismo reloj de tiempo Sección que mencionamos anteriormente.
¿Cómo utilizará Turnos?
Como puede ver, Shifts in Teams es una solución bastante completa. Si no tiene acceso a servicios de nómina como ADP, se puede utilizar para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y mucho más. También es fácil de configurar y no toma mucho tiempo acostumbrarse. ¿Encontraste útil la guía? Háganos saber en los comentarios a continuación y asegúrese de estar atento a WindoQ esta semana a medida que profundizamos en la experiencia de Shifts.
